Comunicazione dei dati delle fatture a prova di scarto

/ Mirco GAZZERA Sabato, 9 settembre 2017
5-7 minuti

L’Agenzia suggerisce di predisporre più file di dimensioni ridotte in presenza di una grande quantità di dati da inviare

Nelle FAQ pubblicate dall’Agenzia delle Entrate in materia di trasmissione della comunicazione dei dati delle fatture emesse e ricevute (art. 21 del DL 78/2010 come sostituito dall’art. 4 comma 1 del DL 193/2016), sono esaminate, fra l’altro, le modalità con le quali gestire la trasmissione dei file precedentemente scartati e l’invio dei dati relativi a fatture non incluse erroneamente in una pregressa trasmissione.

Si premette che il Sistema ricevente dell’Agenzia delle Entrate, a fronte della trasmissione del file contenente i dati delle fatture (c.d. file “Dati-Fatture”) da parte dei soggetti passivi IVA, opera alcuni controlli in base ai quali è predisposta la notifica dell’esito dell’elaborazione.
A tale proposito:
- se i controlli sono superati, i dati si considerano trasmessi correttamente;
- in caso di mancato superamento dei controlli previsti, il file è generalmente scartato, salvo che sussista una delle ipotesi che comporta solo l’invio di una segnalazione al soggetto che ha trasmesso il file, ma non lo scarto di quest’ultimo.

Dal documento “Elenco dei controlli effettuati sul file dati fattura”, presente nella sezione “Specifiche tecniche” della pagina dedicata a “Fatture e corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia delle Entrate, si evince che sono motivi di scarto del file “Dati-Fatture”, a titolo esemplificativo, quelli riguardanti la nomenclatura (es. l’attribuzione di un nome non valido o già attribuito a un precedente file inviato), la dimensione superiore a quella ammessa dal canale di trasmissione, l’autenticità della firma apposta o il contenuto del file (es. l’indicazione di una partita IVA, relativa a cedente o prestatore, cessionario o committente e al rappresentante fiscale ove nominato, non presente nell’Anagrafe tributaria, sempre che si tratti di un soggetto residente in Italia).
Non costituisce, invece, motivo di scarto del file “Dati-Fatture”, ma implica solamente una segnalazione al soggetto trasmittente, la sussistenza nei dati inviati di una partita IVA cessata con riguardo ai soggetti di cui al punto precedente oppure la rilevata incompatibilità fra la data della fattura o della sua registrazione e il periodo di riferimento della comunicazione.

In presenza di un file in formato compresso (zip) contenente per esempio più file “Dati-Fatture”, il controllo del Sistema ricevente riguarda ciascuno di essi. Per questo motivo, secondo le FAQ dell’Agenzia delle Entrate, l’accettazione del file in formato compresso non è sufficiente per considerare acquisiti i file in esso contenuti, poiché si rende necessario verificare la notifica dell’esito di ognuno di questi ultimi.

Qualora sussista lo scarto del file “Dati-Fatture” si pone il problema di individuare, una volta eliminata la causa che ha comportato il mancato superamento dei controlli eseguiti dal Sistema ricevente, le corrette modalità per trasmettere nuovamente il file.
Le FAQ dell’Agenzia delle Entrate, a questo proposito, chiariscono che:
- lo scarto del file, se al suo interno sono contenuti i dati di più fatture, comporta la necessità di trasmetterlo di nuovo integralmente. Per questa ragione, in presenza di una grande quantità di dati da inviare, le FAQ suggeriscono di predisporre più file di dimensioni ridotte (relativi, per esempio, alle fatture emesse verso un singolo cliente o ricevute da un unico fornitore) da trasmettere singolarmente o mediante un unico invio;
- non è possibile trasmettere, nello stesso flusso di fatture, le rettifiche ai dati di fatture inviate in precedenza e quelli riguardanti altre fatture non interessate da invii pregressi.

Paiono possibili invii separati in più file dei dati per il periodo considerato

Un’altra ipotesi che può verificarsi è quella del soggetto passivo che, successivamente all’invio di un file “Dati-Fatture”, si avvede di non aver incluso tutte le fatture del periodo considerato.
L’Agenzia delle Entrate, per porre rimedio alla descritta situazione, ritiene preferibile inserire nel nuovo invio solo i dati delle fatture mancanti. Il reinserimento nella nuova trasmissione anche dei dati delle fatture già trasmesse, infatti, rischierebbe di generare una duplicazione non rilevata dal Sistema ricevente, quantomeno in un primo momento, poiché i dati delle medesime fatture risulterebbero inseriti in documenti XML diversi.
Sulla base di quanto descritto appare possibile sostenere, da un punto di vista più generale, che il soggetto passivo possa trasmettere i dati delle fatture per il periodo considerato suddividendoli in più file oggetto di invii separati.