/ Corinna COSENTINO Sabato, 31 marzo 2018
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Per l’invio dei dati delle fatture del secondo semestre 2017, da effettuarsi entro venerdì 6 aprile 2018, i soggetti obbligati alla comunicazione hanno la possibilità di utilizzare non soltanto la piattaforma Fatture e Corrispettivi, ma anche i nuovi software di compilazione e controllo messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate a partire dal 5 febbraio scorso, seguendo il percorso “Comunicazioni > IVA> Dati Fatture (c.d. “nuovo spesometro”)”, sul sito dell’Agenzia.
Al di là dei servizi gratuiti appena menzionati, resta ferma la possibilità di ricorrere ai software reperibili sul mercato, eventualmente già utilizzati per il primo invio del 2017.
Dunque, oltre alle semplificazioni relative alla tipologia di dati da indicare nella comunicazione (art. 1-ter del DL 148/2017), sono state previste nuove modalità di compilazione della stessa.
Una volta generato il file, seguendo in parte una procedura guidata prevista dal software di compilazione, il software di controllo consente di individuare eventuali incongruenze rispetto alle specifiche tecniche.
Alcuni degli errori rilevati nella compilazione comportano soltanto l’invio di una segnalazione da parte del sistema (es. indicazione di una partita IVA che risulta cessata), affinché il soggetto passivo effettui le relative verifiche e correzioni. Altre tipologie di errore, invece, comportano lo scarto della comunicazione.
Viene in aiuto, a tal proposito, il documento “Elenco dei controlli effettuati sul file dati fattura” pubblicato sul sito dell’Agenzia. Ad esempio, il file viene scartato se, a fronte dell’indicazione di un’aliquota IVA pari a zero, il campo relativo alla natura dell’operazione non viene compilato.
Il sistema di ricezione effettua il controllo anche sulla validità della partita IVA o del codice fiscale delle controparti, verificando che questi siano presenti nella banca dati dell’Anagrafe tributaria. L’esito negativo di tale controllo, peraltro, può comportare significative difficoltà per i soggetti tenuti alla correzione. Si ricorda, però, che nessun controllo è effettuato per gli identificativi fiscali assegnati da autorità estere.
Altri errori che comportano lo scarto della comunicazione riguardano le dimensioni del file (ove superiori a quelle previste per il canale d’invio prescelto), nonché l’invalidità della firma elettronica.
Particolare attenzione dovrà essere prestata anche al nome attribuito al file, poiché, in caso di duplicazione o di denominazione non conforme allo standard, il file sarà scartato.
Il nome è composto, fra l’altro, dal codice identificativo IVA del soggetto al quale si riferiscono i dati, nonché da un numero progressivo assegnato al documento che consente di identificarlo in modo univoco.
Nella procedura di creazione del file, il nuovo software propone in automatico il primo numero immediatamente successivo all’ultima comunicazione salvata, ma l’utente può confermarlo o modificarlo, a seconda delle esigenze.
Come indicato sul sito dell’Agenzia, è opportuno che sia il file sottoposto al controllo dell’apposito software ad essere trasmesso, in quanto comprensivo dei soli dati formalmente corretti.
Preliminarmente all’invio della comunicazione, è comunque necessario autenticare il file, apponendo una firma qualificata oppure la c.d. “firma Entrate” (anche mediante la funzionalità disponibile sulla piattaforma Desktop Telematico). In alternativa, per coloro che utilizzano la piattaforma Fatture e Corrispettivi, è disponibile il “sigillo elettronico”.
Si rammenta, inoltre, che il certificato di firma elettronica può essere intestato:
- al soggetto passivo IVA obbligato alla trasmissione;
- a un soggetto incaricato a operare in nome e per conto di quest’ultimo;
- a un intermediario abilitato ex art. 3 comma 3 del DPR 322/98 (se si tratta di una persona fisica, questi può utilizzare sia la propria firma digitale che la “firma Entrate”, se invece si tratta di un soggetto giuridico diverso, può utilizzare esclusivamente la “firma Entrate” intestata al codice fiscale di quest’ultimo).
Una volta effettuato l’invio, viene comunicato l’esito dei controlli. Se questo è positivo, viene visualizzata una pagina con il nome del file trasmesso, la data e l’ora di ricezione. Se invece l’esito è negativo, il sistema segnala il tipo di errore riscontrato e il file deve essere trasmesso nuovamente. Come già osservato, vi è una terza possibilità, ossia che il file sia accettato con segnalazioni. In tal caso, il soggetto passivo può decidere se effettuare o meno la rettifica.
Sono infatti disponibili anche le funzioni di annullamento e di rettifica. In tali ipotesi, occorre indicare l’identificativo del file originario ed eventualmente la posizione della fattura o delle fatture da annullare o rettificare. In caso di annullamento, i dati si considerano non trasmessi; in caso di rettifica, invece, i dati originari sono sostituiti da quelli corretti. Qualora, infine, sia stata inviata una comunicazione incompleta, in quanto sono state omesse alcune fatture, è consigliabile inviare un nuovo file con i soli dati mancanti, evitando di replicare i dati già trasmessi.