La risoluzione n. 16/2022 delle Entrate aderisce alla precedente risposta a interpello n. 236/2021
Dopo le risposte a interpello nn. 236 e 346 del 2021, con la risoluzione n. 16 pubblicata ieri, l’Agenzia delle Entrate torna sulla questione della conservazione dei registri contabili e della documentazione rilevante ai fini tributari, sostanzialmente facendo propria quella posizione restrittiva esposta nella prima delle citate risposte, secondo cui, anche a seguito dell’introduzione dell’art. 7 comma 4-quater del DL 357/94, è necessario procedere, in ogni caso, alla stampa cartacea o alla conservazione elettronica della documentazione entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
In base all’art. 7 comma 4-quater del DL 357/94, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto si considera, in ogni caso, regolare, in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica:
- risulti aggiornato sui supporti elettronici;
- sia stampato su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.
Tale previsione è posta “in deroga” rispetto alla regola generale fissata dal precedente comma 4-ter dell’art. 7, il quale si limita a riconoscere la regolarità dei registri tenuti con sistemi meccanografici soltanto fino al termine prescritto, entro il quale dovrà comunque procedersi alla definitiva materializzazione su supporto cartaceo.
Rispetto a tale norma erano intervenute le sopra citate risposte ad interpello.
La risposta n. 236/2021 aveva esaminato il caso di una società che intendeva tenere aggiornati e memorizzati i propri dati e registri contabili con e sui propri sistemi elettronici e negli archivi residenti sul proprio software gestionale, procedendo alla stampa dei documenti quando e se sarebbe pervenuta la richiesta degli organi di controllo. In relazione al profilo della conservazione dei registri, l’Agenzia non aveva condiviso il comportamento della società istante in quanto, nonostante la nuova disposizione, permangono comunque gli obblighi di conservazione da assolvere mediante stampa, oppure mediante conservazione digitale entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
La successiva risposta n. 346/2021 aveva esaminato il caso di una società che, avvalendosi della “deroga dell’obbligo di stampa” per i registri contabili, intendeva effettuare “una stampa periodica virtuale dei libri contabili (stampa su file «pdf»)“. Sebbene la questione oggetto dell’interpello interessasse le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui libri contabili, l’Agenzia delle Entrate aveva precisato, in via preliminare: “L’articolo 12-octies del decreto legge 30 aprile 2019, n. 34, convertito con modificazioni, con legge 28 giugno 2019, n. 58 (c.d. «Decreto Crescita») ha introdotto una novità in tema di registri contabili, modificando il decreto legge 10 giugno 1994, n. 357, permettendo di derogare all’obbligo della stampa o dell’archiviazione sostitutiva degli stessi [...] Con detta modifica, quindi, è possibile derogare, al comma 4-ter”.
Con la risoluzione di ieri, l’Agenzia delle Entrate afferma che l’art. 7 comma 4-quater del DL 357/94 non ha modificato le norme in tema di conservazione e che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità. Pertanto, qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:
- ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto, limitatamente al solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro tale momento, però, vanno posti in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014, se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati/stampati su carta, in caso contrario.
La risoluzione fuga i dubbi che erano emersi a seguito delle risposte a interpello citate che, sotto il profilo della conservazione, sembravano aver assunto posizioni differenti. Viene quindi adottata l’impostazione restrittiva della risposta n. 236/2021 che, comunque, non sembra valorizzare la ratio della norma agevolativa attraverso la quale, come si legge nella medesima risoluzione, “il legislatore ha inteso estendere l’«obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell’IVA, [...] a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica”.