L’art. 16, comma 6, del DL 185/2008, ha imposto a carico di tutte le imprese costituite in forma societaria l’obbligo di dotarsi di unindirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) e dicomunicarlo al Registro delle imprese.
In ordine ai termini di adempimento, si ricorda che le società già costituite alla data del 29 novembre 2008 devono adeguarsi entro il30 giugno 2012 (così come stabilito dall’art. 37 del DL 5/2012, in attesa ancora di conversione), mentre le società di nuova costituzione devono immediatamente inserire l’indirizzo PEC nella domanda di iscrizione nel Registro delle imprese. L’omessa o tardiva comunicazione entro i termini prescritti della PEC al Registro delle imprese comporta l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c. Tale sanzione è prevista nella misura da 103 a 1.032 euro; se la comunicazione avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza del termine prescritto, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.
Si fa ulteriormente presente che nel Ddl. di conversione in legge del DL 5/2012, approvato il 13 marzo 2012 dalla Camera (A.C. 4940) e al momento in corso di esame al Senato (A.S. 3194), vi sarebbe anche la sostituzione dell’art. 37. In particolare, il nuovo testo nonprevedrebbe più per le società già iscritte il rinvio del termine utile per comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese al 30 giugno. Nello specifico, viene previsto che l’ufficio del Registro delle imprese, al ricevimento di una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo PEC, non deve applicare la sanzione pecuniaria amministrativa di cui all’art. 2630 c.c., ma deve provvedere alla sospensione della domanda per 3 mesi in attesa della sua integrazione.
Fermo restando, quindi, che le imprese hanno in generale un obbligo di iscrizione del proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese, ci si chiede se sia obbligatorio indicare tale indirizzo anche sul sito Internet, sulla carta intestata e sulle fatture.
Innanzitutto, l’art. 2250, comma 1, c.c. prescrive fra le informazioni oggetto di pubblicità negli atti e nella corrispondenza delle società soggette all’obbligo dell’iscrizione nel Registro delle imprese “la sede della società e l’ufficio del registro delle imprese presso il quale questa è iscritta e il numero d’iscrizione”. La circolare Assonime 29 gennaio 2010 n. 2 ha precisato che per “atto e corrispondenza” devono intendersi tutti quegli atti formati su supporto cartaceo o telematico destinati ad essere recapitati a terzi (ad esempio, fax e posta elettronica e quindi, nel caso di specie, carta intestata e fatture). Inoltre, l’art. 2250, comma 7, c.c. impone alle società di capitali che dispongono di uno spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico (sito Internet) di fornire, attraverso tale mezzo, tutte le informazioni da indicare negli atti e nella corrispondenza di cui sopra.
Si segnala che l’art. 7, comma 1, lett. c), del DLgs. 70/2003, di attuazione della direttiva 2000/31/CE relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell’informazione nel mercato interno, con particolare riferimento al commercio elettronico, prescrive come informazione generale obbligatoria “gli estremi che permettono di contattare rapidamente il prestatore e di comunicare direttamente ed efficacemente con lo stesso, compreso l’indirizzo di posta elettronica”.
L’omissione delle informazioni di cui all’art. 2250 c.c. negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria di cui al già citato art. 2630 c.c. Ai fini dell’applicazione di tale sanzione, ed in generale delle sanzioni amministrative, vige il principio di legalità e i connessi corollari della tassatività e della determinatezza della fattispecie. Ne consegue che le leggi che prevedono sanzioni amministrative si applicano solo nei casi e per i tempi in esse considerati, precludendo così l’applicazione in via analogica a fattispecie espressamente non incluse.
Pertanto, alla luce del quadro normativo sopra delineato, fin quando il legislatore non pone uno specifico obbligo di indicazione anche dell’indirizzo PEC negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica, accanto alla sede della società già prevista, non troverebbe applicazione la sanzione amministrativa pecuniaria per l’omissione di tale dato.
In effetti, anche se di fatto la PEC costituisce una “domiciliazione informatica” con effetti legali, al pari di una sede legale, allo stato attuale, in assenza di chiarimenti e di una norma specifica, l’obbligatorietà dell’indicazione del proprio indirizzo PEC sussisterebbe solo per gli oneri pubblicitari verso il Registro delle imprese e non per gli oneri informativiprescritti in tema di atti e corrispondenza. Non vi sarebbe, allora, alcun obbligo per la società di indicare l’indirizzo PEC nella carta intestata, nella pagina Internet e nelle fatture.
In effetti, anche se di fatto la PEC costituisce una “domiciliazione informatica” con effetti legali, al pari di una sede legale, allo stato attuale, in assenza di chiarimenti e di una norma specifica, l’obbligatorietà dell’indicazione del proprio indirizzo PEC sussisterebbe solo per gli oneri pubblicitari verso il Registro delle imprese e non per gli oneri informativiprescritti in tema di atti e corrispondenza. Non vi sarebbe, allora, alcun obbligo per la società di indicare l’indirizzo PEC nella carta intestata, nella pagina Internet e nelle fatture.