Conservazione dei registri contabili entro il 30 dicembre

Il termine vale anche per la conservazione su supporto informatico e opera rispetto a qualsiasi registro tenuto in base al regime contabile adottato

Il procedimento di conservazione di registri e documenti contabili si conclude, per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, il prossimo 30 dicembre, termine entro cui occorre:
- procedere alla stampa dei registri tenuti con sistemi meccanografici/informatizzati, ma conservati su supporto cartaceo (documento analogico);
- concludere il procedimento di conservazione dei medesimi registri o documenti su supporto digitale (documento informatico).

Il termine è fissato dall’art. 7 comma 4-del DL 357/94 (conv. L. 489/94), secondo cui la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare se la stampa degli stessi avviene entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative; in caso di controlli e ispezioni effettuati prima del decorso del termine per la stampa, le scritture si considerano regolari se aggiornate sugli appositi supporti e stampate contestualmente alla richiesta dei preposti ed in loro presenza.

Il predetto termine trova applicazione anche per la conservazione su supporto informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari, secondo le modalità definite dal DM 17 giugno 2014 e le regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014 (attuazione del Codice dell’Amministrazione digitale – DLgs. 82/2005). A livello generale, la procedura di conservazione:
- ha ad oggetto i documenti informatici (per tali intendendosi copie informatiche di documenti analogici, copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici, documenti informatici puri) che hanno le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità;
- deve rispettare le disposizioni in materia di tenuta della contabilità;
- deve consentire le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici per cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche tra questi;
- termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione (firma digitale).

Sia in caso di conservazione cartacea che informatica, l’art. 7 comma 4- del DL 357/94 assume carattere generale, operando nei confronti di qualsiasi registro contabile che dev’essere tenuto in base al regime contabile applicato (es. libro giornale, libro degli inventari, registri IVA) (circ. n. 59/2001, § 3.3). Si ricorda, inoltre, che è possibile ricorrere a sistemi “misti” di conservazione, ossia conservando alcuni registri su supporto cartaceo e altri con modalità informatiche (ris. n. 85/2008).

Entro la medesima scadenza va predisposto e sottoscritto l’inventario. In base agli artt. 15 comma 1 del DPR 600/73 e 2217 commi 1 e 3 c.c., l’inventario dev’essere redatto all’inizio dell’esercizio dell’impresa e poi ogni anno entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi, nonché sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal medesimo termine (in caso di adozione di sistemi informatici per la tenuta e conservazione del predetto registro, il rappresentante legale deve munirsi di firma digitale che provvederà ad apporre al registro stesso prima della fase di conservazione, eventualmente eseguita a cura di un terzo soggetto).