Sanzioni «progressive» per il datore che non consegna il prospetto paga

Il DLgs. 151/2015 prevede un aumento dell’importo, ma con una progressione sanzionatoria per fasce, in base alla quantità di lavoratori

In questi ultimi anni, anche a seguito della crisi economica che ha colpito il mondo del lavoro, non sono stati purtroppo infrequenti i casi in cui, oltre al ritardato o mancato pagamento delle retribuzioni dei lavoratori, il datore di lavoro ha omesso o tardato anche la consegna del prospetto paga, inconsapevole forse che tale consegna è da tempo un obbligo giuridico, peraltro sanzionato. Ricordiamo che l’art. 3 della L. 4/1953 dispone che il prospetto paga debba essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione. La finalità della norma è quella di permettere al lavoratore di verificare la correttezza del calcolo della retribuzione.

Il legislatore è recentemente tornato a regolamentare la materia e ha provveduto, con il DLgs. 151/2015 (art. 22, comma 7), a modificare la disciplina sanzionatoria in tema di mancata consegna del prospetto paga, sostituendo il previgente testo normativo (art. 5 della L. 4/1953).

L’attuale disposizione stabilisce che “salvo che il fatto costituisca reato, in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga, o di omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si applica al datore di lavoro la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro. Se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 6 mesi la sanzione va da 600 a 3.600 euro. Se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro”. Rispetto alla previgente disciplina, la nuova norma da un lato aumenta la misura delle sanzioni (in precedenza la sanzione era da 125 euro a 770 euro), dall’altro dispone una progressione sanzionatoria per fasce in base alla quantità di lavoratori coinvolti ovvero alla ripetitività del comportamento.

L’introduzione di queste casistiche sembra recepire quanto aveva già dichiarato il Ministero del Lavoro nella circ. n. 23/2011, laddove evidenziava che, in tema di mancata o ritarda consegna delle buste paga, “ancorché  il comportamento illecito si sviluppi in un arco temporale più ampio della singola mensilità, esso possa essere identificato come unica azione indipendentemente dallo sviluppo progressivo della condotta antigiuridica”, pertanto in tali fattispecie, per prassi, in sede di emanazione di ordinanza d’ingiunzione, veniva applicato il cumulo giuridico di cui all’art. 8, comma 1 della L. 689/81, anziché tante singole sanzioni quante le infrazioni riscontrate. Se il datore di lavoro opta per la consegna di copia delle scritturazioni effettuate nel Libro Unico del Lavoro (LUL), le sanzioni sopra indicate non si applicano e in loro vece valgono quelle riguardanti l’omessa o infedele registrazione di dati nel LUL.

Tradizionalmente, il datore adempie a tale obbligo consegnando una copia cartacea del prospetto paga al lavoratore. In questo caso, per evitare di incorrere nelle sanzioni sopra descritte, si rende necessario poterne dimostrare l’avvenuta consegna e ciò può avvenire sottoscrivendo il cedolino paga ovvero il Libro Unico: in tal senso molti modelli prevedono un apposito spazio per la firma del lavoratore. In alternativa, riteniamo che possa soddisfare ugualmente l’onere probatorio una separata dichiarazione del lavoratore, con la quale dichiara di avere ricevuto il prospetto paga, eventualmente anche in forma di elenco sottoscritto dalla generalità dei lavoratori occupati.

Il Ministero del Lavoro si è espresso in passato anche su più moderne modalità di consegna della busta paga effettuate con strumenti informatici (interpelli nn.1/2008 e 13/2012), come la PEC, quella non certificata e l’utilizzo di siti internet. L’utilizzo del servizio di PEC non crea alcun tipo di problema sotto il profilo probatorio, essendo equiparata alla posta raccomandata con ricevuta di ritorno, mentre nella pratica può risultare più complesso, stante il fatto che la minoranza dei lavoratori dipendenti dispone di un indirizzo . Per contro, l’utilizzo della posta elettronica non certificata è molto più diffuso, ma non garantisce legalmente le stesse certezze di consegna. Secondo il Ministero, qualora si voglia optare per tale soluzione, è opportuno che il datore di lavoro adotti idonee iniziative per comprovare l’avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore.

Ultima modalità, che si sta sempre più diffondendo, è la consegna del prospetto paga attraverso la collocazione dello stesso su un internet dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato. Si rende in questo caso necessario, oltre agli adempimenti in tema di privacy come l’uso di apposite credenziali di accesso personalizzate per ogni dipendente, anche mettere a disposizione dei lavoratori una postazione internet dotata di stampante, al fine di permettere l’effettiva possibilità a ogni lavoratore di poter accedere al proprio prospetto paga.
Infine, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell’organo di vigilanza, il sistema deve essere configurato in modo tale che risulti traccia nel sito stesso della collocazione mensile dei prospetti paga.