Via libera alle assemblee virtuali

/ Maurizio MEOLI
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Il Consiglio notarile di Milano, nella nuova massima n. 200, del 23 novembre scorso, ha stabilito che, a prescindere dalla disciplina emergenziale di cui all’art. 106 del DL 18/2020 convertito, sono da considerare legittime le clausole statutarie di spa e di srl che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370 comma 4 c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga “esclusivamente” mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione.

In base al citato art. 106 del DL 18/2020 convertito, nell’attuale fase emergenziale, al momento in vigore fino alla fine dell’anno, le assemblee di società di capitali, cooperative e mutue assicuratrici possono tenersi “anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, del codice civile, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.

Rispetto a tale disposizione, nelle motivazioni della massima si sottolinea come, a ben vedere, l’eccezionalità del regime emergenziale riguardi essenzialmente la possibilità di convocare assemblee senza indicare il luogo fisico di convocazione, prevedendo esclusivamente l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, “anche in mancanza di apposita clausola statutaria”. Sicuramente, infatti, questa facoltà, in assenza di norme eccezionali, non esisterebbe. Mentre sia la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell’assemblea si trovino in luoghi diversi nel momento in cui partecipano all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, sia la possibilità che le assemblee (totalitarie) si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, risultano già “sdoganate” dagli stessi notai milanesi (cfr., in particolare, la massima n. 187 dell’11 marzo 2020).

Diversa, come detto, è la questione relativa alla possibilità che – a prescindere dal regime emergenziale e al di fuori dei casi di assemblea totalitaria – l’assemblea venga convocata senza l’indicazione di alcun luogo fisico, ma solo mediante mezzi di telecomunicazione.

A tal riguardo, dal punto di vista letterale, le previsioni degli artt. 2363 comma 1 c.c. (ai sensi del quale “l’assemblea è convocata nel comune dove ha sede la società”), 2366 comma 1 c.c. (nella parte in cui dispone che l’avviso di convocazione deve indicare, tra l’altro, il “luogo dell’adunanza”) e 2370 comma 4 c.c. (dove prevede che lo statuto “può consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”) non sono ritenute decisive in senso contrario.

Dal punto di vista sistematico, inoltre, si ritiene, da un lato, che lo svolgimento della riunione esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione non costituisca una potenziale lesione dei principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci, e, dall’altro, che non sia configurabile un diritto “individuale” del socio (insopprimibile a maggioranza) avente ad oggetto la possibilità di recarsi di persona in un luogo fisico per intervenire all’assemblea, senza essere costretto ad utilizzare i mezzi telematici indicati dalla società.

Per cui è ritenuto ragionevole che, in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, l’organo amministrativo (o comunque il soggetto che effettua la convocazione) possa indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e indicando le modalità di collegamento (eventualmente fornendo le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).

Di conseguenza, a maggior ragione, la legittimità della convocazione senza indicazione di alcun luogo fisico, bensì solo mediante mezzi di telecomunicazione, va riconosciuta nel caso in cui tale facoltà dell’organo amministrativo sia espressamente prevista dalla clausola statutaria.
Quanto affermato con riguardo alle assemblee, concludono i notai milanesi, deve ritenersi tanto più applicabile alle riunioni del CdA e del Collegio sindacale, anche in mancanza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocare l’organo collegiale “solo” mediante mezzi di telecomunicazione (sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 comma 1 e 2404 comma 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi).

Come precisato nella massima n. 187/2020, infatti, i componenti di tali organi non sono titolari di un diritto, bensì esercitano, a seconda dei diversi possibili inquadramenti teorici, una funzione o un potere-dovere. Le norme procedimentali, quindi, risultano tese ad assicurare un efficiente svolgimento dei lavori collegiali dell’organo e non a proteggere il socio nell’esercizio dei propri diritti (ad esempio, di intervento e di voto).