Disponibile il fac simile di lettera d’incarico per gestire la PEC del cliente

Con l’Informativa n. 24 di ieri, il CNDCEC ha reso noto di aver approvato, nella seduta del 10 febbraio, il fac simile di lettera d’incarico professionale per la gestione dell’indirizzo del cliente, che è stato integrato anche nel software “Mandato”.

Innanzitutto, si ricorda che, ai sensi dell’art. 9 del DL 1/2012, il compenso per le prestazioni professionali è pattuito, nelle forme previste dall’ordinamento, al momento del conferimento dell’incarico professionale.
Il professionista è inoltre obbligato a una serie di oneri informativi a favore del cliente: il grado di complessità dell’incarico, tutte le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del conferimento fino alla conclusione dell’incarico, i dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell’esercizio dell’attività professionale.

Nell’ambito dell’oggetto e complessità dell’incarico, il fac simile reso noto ieri prevede la clausola che il cliente fornisca le credenziali per l’accesso al proprio indirizzo PEC al professionista e lo autorizzi espressamente a effettuare il download dei messaggi di posta, aprirli, verificarne il contenuto, leggerne il testo a lui o ad altra persona da questi, anche di volta in volta, indicata e a inoltrarli a un altro indirizzo e-mail fornito.

Nel dettaglio, il servizio consiste:
- nell’accesso con cadenza giornaliera alla casella di PEC indicata dal cliente per il download degli eventuali messaggi presenti e la loro lettura;
- nell’inoltro dei messaggi PEC all’indirizzo e-mail del cliente;
- nella gestione della scadenza della casella PEC e rinnovo.
Il servizio non comprende l’invio di corrispondenza certificata con l’indirizzo PEC del cliente da parte del professionista.

Per quanto riguarda compensi, spese e contributi, oltre alla cifra pattuita al professionista è dovuto il rimborso delle spese e diritti sostenuti per il rinnovo della casella PEC.
In caso di durata inferiore all’anno solare lo stesso corrispettivo sarà calcolato pro rata e, per prestazione continuativa ultrannuale, i compensi saranno adeguati sulla base della variazione annuale dell’indice ISTAT relativa al mese deciso nella lettera d’incarico.
Per le eventuali prestazioni specifiche diverse da quelle indicate i corrispondenti compensi saranno determinati sulla base di un ulteriore accordo fra cliente e professionista.
Il pagamento dovrà avvenire mensilmente/trimestralmente e i compensi s’intendono sempre al netto dell’IVA e del contributo integrativo previdenziale.

Fra le clausole da inserire nell’ambito degli obblighi del professionista, poi, si segnalano:
- l’impegno, anche tramite propri collaboratori, a comunicare e consegnare tempestivamente la corrispondenza o le notifiche ricevute tramite PEC ai recapiti forniti dal cliente, che a sua volta dovrà aggiornare ogni variazione di indirizzo o contatto; nel periodo di chiusura dello studio, la gestione della PEC sarà a cura diretta del cliente;
- il rinnovo dell’indirizzo PEC solo se espressamente autorizzato per iscritto dal cliente almeno 15 giorni prima della scadenza;
- l’impegno a prestare la propria opera usando la diligenza richiesta dalla natura dell’attività esercitata, dalle leggi e dalle norme deontologiche della professione;
- il rispetto del segreto professionale.

Il fac simile prevede invece per il cliente il ritiro periodico, al massimo ogni sette giorni, di tutte le mail pervenute tramite PEC, se non già inoltrate dal professionista all’indirizzo comunicato: il professionista non sarà responsabile nel caso di eventuale tardivo ritiro di atti o corrispondenza che possano comportare per il cliente decadenza da termini di qualsiasi genere e/o conseguenti danni patrimoniali.
Al momento del ritiro il cliente o altro soggetto da lui delegato dovrà inoltre sottoscrivere apposita ricevuta. In caso di delega, il professionista non ha nessun onere di controllo e verifica sulla sua autenticità.
Il cliente ha anche l’obbligo di informare tempestivamente il professionista su qualsiasi variazione che abbia inerenza all’incarico conferito mediante atti scritti.

Il documento contiene infine le clausole relative a:
- decorrenza e durata dell’incarico: il conferimento decorre dalla sottoscrizione della lettera d’incarico e s’intende conferito fino al 31 dicembre dell’anno indicato, con rinnovo tacito annuale;
- antiriciclaggio;
- protezione dei dati personali;
- interessi di mora;
- clausola risolutiva espressa;
- recesso;
- polizza assicurativa;
- mediazione e arbitrato.