/ Giorgio CONFENTE e Umberto ZANINI Martedì, 22 maggio 2018
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Nell’ambito dei processi di fatturazione elettronica obbligatoria, il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018 prevede alcune attività che sono riservate ai commercialisti e agli altri intermediari abilitati, individuati dall’art. 3, comma 3 del DPR n. 322/98.
In particolare, la consultazione e l’acquisizione delle fatture elettroniche inserite nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate è riservata ai fornitori o ai clienti (per le fatture emesse e ricevute) o agli intermediari abilitati, muniti di apposita delega.
Una fattura deve essere acquisita (tramite download) dall’area riservata, ad esempio, quando il destinatario non l’ha ricevuta per ragioni di carattere tecnico o perché non ha fornito all’emittente della fattura il proprio indirizzo telematico (PEC o codice destinatario).
Un’altra attività riservata agli intermediari abilitati è il censimento dell’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle fatture nel Sistema di Interscambio (d’ora in poi SdI). Il censimento consente ai fornitori di non aggiornare le anagrafiche dei clienti ed evita a questi ultimi di dover comunicare ai fornitori il proprio indirizzo telematico, perché il SdI indirizza automaticamente la fattura all’indirizzo registrato abbinato ad una determinata partita IVA. Il censimento può essere effettuato tramite una funzione accessibile dall’interfaccia web “Fatture e Corrispettivi” direttamente dal cliente o, in alternativa, da un intermediario abilitato, incaricato dal cliente.
Per le attività riservate agli intermediari abilitati, la delega del cliente può essere conferita o revocata attraverso una procedura disponibile nel sito web dell’Agenzia delle entrate o presentando un modulo presso un ufficio territoriale dell’Agenzia delle entrate (provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018, punti 5.3 e 5.4).
Nel nuovo scenario in cui vige l’obbligo della fattura elettronica nei rapporti B2B e B2C è essenziale la figura e il ruolo del commercialista, soprattutto per i clienti che non utilizzano software in grado di creare le fatture in formato XML (es. artigiani, professionisti, commercianti al dettaglio, eccetera). Si tratta tipicamente di soggetti che emettono un limitato numero di fatture e che ordinariamente affidano la tenuta della contabilità ai propri consulenti.
Per questa tipologia di clientela, le società di software hanno creato dei moduli utilizzabili via web dai clienti dei commercialisti per la creazione e la gestione delle fatture elettroniche, che consente agli studi professionali di gestire un ambiente digitale che si interfaccia con i clienti dello studio e con il SdI.
Di seguito si sintetizza una possibile soluzione operativa per la gestione della fatturazione attiva che risulterebbe in linea con le indicazioni fornite dal documento “I servizi contabili nell’era della digitalizzazione” redatto dal CNDCEC nel mese di marzo 2018.
Il fornitore (cliente del commercialista) entra nella propria area riservata previa autenticazione e crea la fattura inserendo manualmente i dati in un modulo web.
Nella compilazione della fattura, il modulo propone al fornitore il numero della fattura, la data e tutti i dati anagrafici dei clienti quali la denominazione, la sede, la partita IVA, il codice destinatario oppure l’indirizzo PEC. Il modulo tiene in memoria i dati anagrafici dei clienti, e offre ulteriori funzionalità che rendono più efficiente e veloce il processo di fatturazione.
Il software verifica che tutti i dati obbligatori richiesti dalla normativa di riferimento siano inseriti ed esegue, per quanto possibile, i controlli preliminari eseguiti dal SdI, per evitare che la fattura sia scartata.
Dopo aver trasmesso la fattura elettronica al SdI, il software acquisisce e conserva le ricevute pervenute dal SdI per consentire al cliente e all’utente di studio di verificare l’esito positivo o negativo della consegna delle fatture.
Una volta che le fatture elettroniche sono state validamente emesse, l’utente di studio avvia la contabilizzazione delle fatture emesse nel periodo, con importazione automatica dei dati nel modulo di contabilità del commercialista.
Le fatture elettroniche emesse, così come le ricevute pervenute dal SdI, sono ricercabili e consultabili da remoto in formato leggibile (es. formato PDF) tramite apposita funzione di ricerca.
L’unica attività manuale nel processo descritto è quella di caricamento dei dati della fattura. Per questo, il sistema genera e conserva una serie di evidenze (indirizzo IP dell’utente che ha inserito i dati della fattura, data ed ora in cui è stata svolta l’attività, durata dell’attività, eccetera) che tiene traccia delle attività svolte.
Da ultimo si segnala che è al vaglio dell’Agenzia delle Entrate la possibilità di consentire alle software house l’accesso massivo alle partite IVA presenti in Anagrafe tributaria per limitare gli scarti del SdI causati dall’inserimento in fattura di partite IVA errate o non più esistenti, eliminando una delle criticità più avvertite.