/ Luca BILANCINI
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Nella scelta dell’indirizzo telematico, cui dovranno essere recapitate le fatture elettroniche, viene lasciato ai soggetti passivi un certo margine di discrezionalità.
Il provvedimento Agenzia delle Entrate 30 aprile 2018 n. 89757 ha individuato tre diverse modalità attraverso le quali il SdI potrà consegnare le e-fatture:
- la casella di posta elettronica certificata;
- il “Web Service”;
- il protocollo “FTP”.
Mentre la PEC può essere adottata facilmente da soggetti anche di minime dimensioni, i canali telematici (Web Service o FTP) richiedono, come precisato anche nella guida alla fatturazione elettronica pubblicata recentemente dall’Agenzia, un “particolare grado di informatizzazione”, considerato che necessitano di una gestione del sistema informativo, collegato al SdI, attraverso un “costante presidio di personale”. A ciò si aggiunga che tali sistemi devono essere sottoposti a un preventivo processo di accreditamento al Sistema di Interscambio, che consenta di impostare le “regole tecniche di colloquio” tra l’infrastruttura informatica del soggetto che trasmette e il Sistema stesso (cfr. provv. n. 89757/2018, § 2.2). Al termine della procedura il SdI associa al canale telematico almeno un “codice destinatario”, codice numerico di 7 cifre.
Se ne può dedurre che i soggetti caratterizzati da un minor “grado di informatizzazione”, che non hanno necessità di gestire elevati volumi di fatture emesse e ricevute, potranno scegliere di adottare una casella PEC per ricevere il documento.
Va fatta peraltro qualche precisazione in proposito. In primis la casella di posta elettronica certificata scelta non deve necessariamente coincidere con quella la cui adozione è obbligatoria per legge, per professionisti, società e ditte individuali (art. 5 DL 179/2012 e art. 16 DL 185/2008). Si potrebbe, anzi, suggerire di creare un nuovo indirizzo per potere gestire con maggior ordine e semplicità comunicazioni di natura ben differente.
Non necessariamente, poi, la PEC comunicata alla controparte quale indirizzo telematico deve essere “intestata” al destinatario della fattura. Se, a titolo esemplificativo, la propria casella fosse piena o momentaneamente non disponibile, si potrebbe, provvisoriamente, indicare quella di un altro soggetto (ad esempio la PEC del proprio commercialista).
Va sottolineato, infine, come l’adozione della posta elettronica certificata, ai fini della ricezione della e-fattura, non vincola all’utilizzo della stessa per la trasmissione. In altre parole il soggetto passivo potrà, ad esempio, generare e trasmettere le fatture attive tramite il portale “Fatture e corrispettivi”, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, e ricevere quelle passive su una casella PEC allo scopo dedicata.
Per soggetti maggiormente strutturati e dotati di un più elevato “grado di informatizzazione” può essere più adatta l’adozione di un canale Web Service o FTP. Anche in questo caso occorre però sottolineare come il soggetto passivo, indipendentemente dalla propria struttura o dimensione, possa avvalersi di un altro operatore (“soggetto incaricato”) per la ricezione della fattura elettronica. Si pensi alla società che utilizza il canale telematico della propria software house.
A tal proposito è utile segnalare come i titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio abbiano facoltà di richiedere più codici destinatario fino a un massimo di 100, così che un unico canale potrà essere utilizzato da più soggetti.
Qualsiasi sia la scelta del soggetto passivo, sarà opportuno che l’indirizzo telematico adottato venga comunicato al proprio fornitore.
Peraltro, se, ad esempio, si è deciso di utilizzare un unico indirizzo (PEC, Web Service o FTP), sarà consigliabile aderire al servizio di registrazione dell’Agenzia delle Entrate, accedendo al portale “Fatture e corrispettivi”. In questo modo è possibile associare al proprio numero di partita IVA l’indirizzo di posta elettronica o il canale telematico cui dovranno essere recapitate le fatture elettroniche. Il SdI, riconosciuta la partita IVA, consegnerà automaticamente le fatture a tale indirizzo, indipendentemente da ciò che il fornitore avrà indicato nei campi “CodiceDestinatario” e “PECDestinatario” del documento. La scelta indicata all’atto della registrazione non è irrevocabile e può essere modificata in qualsiasi momento.
Facoltativa la registrazione dell’indirizzo telematico
Non si tratta peraltro di un obbligo a carico del soggetto passivo, che può decidere, eventualmente, anche di non registrarsi, comunicando di volta in volta ai propri fornitori indirizzi differenti. Un caso tipico è quello di società che, avendo diverse sedi operative, necessitano di gestire separatamente i processi amministrativi e contabili. In tale circostanza potrebbe essere utile avere distinti indirizzi telematici per le singole filiali e non sarebbe possibile usufruire del servizio di registrazione che consente di associare un unico canale per ogni soggetto.