Conferimento dell’incarico professionale: adempimenti antiriciclaggio per gli studi professionali associati e società di professionisti

Entro 26 giugno 2017 il legislatore italiano dovrà recepire la Direttiva UE 2015/849 (c.d. “IV Direttiva antiriciclaggio”). Questo momento importante per la storia della disciplina antiriciclaggio può essere l’occasione per fare il punto sulla situazione relativamente ad alcuni nodi relativi alla normativa de  qua. Un momento importante della disciplina antiriciclaggio e antiterrorismo è costituita dal momento del conferimento dell’incarico professionale. Detto momento costituisce oggi un momento delicato nell'instaurazione dei rapporti tra il cliente e il professionista. Oggi il libero professionista deve destreggiarsi attraverso una miriade di adempimenti che trovano fondamento in diverse disposizioni di legge. Tra queste la più rilevante fonte di adempimenti è costituita dalla disciplina antiriciclaggio. La disciplina antiriciclaggio trova fondamento nella Direttiva 2005/60/Ce (terza direttiva), recepita in  Italia per mezzo del D.lgs. n. 231 del 21 novembre 2007, che più avanti verrà denominato “decreto antiriciclaggio”, successivamente modificato ed integrato per effetto del D.lgs. n. 151/2009 e del  D.L.
n. 78/2010, convertito nella legge n. 122/2010. Nella presente trattazione ci occuperemo degli aspetti principali relativi al conferimento dell’incarico professionale nell’ambito della disciplina antiriciclaggio, tenendo conto degli aspetti che riguardano le associazioni professionali e le società di professionisti.

Prima di addentrarci nello specifico della disciplina antiriciclaggio appare utile chiarire la disciplina giuridica che riguarda il rapporto tra il professionista e la clientela.

 L’esercizio della libera professione, nell’ambito delle professioni protette, trova fondamento nella << … natura strettamente personale della prestazione offerta e fornita dal professionista …>>, così come ha chiarito la sentenza della cassazione n. 11922/2000. Il rapporto tra professionista e cliente si fonda sullo intuitu personae che trova a sua volta fondamento normativo nell’art. 2232 c.c, in base al quale il prestatore d’opera deve eseguire personalmente l’incarico assunto, potendosi tuttavia avvalere dell’opera di sostituti o ausiliari, sotto la propria direzione e responsabilità, se la collaborazione di altri è consentita dal contratto o dagli usi e non è incompatibile con l’oggetto della prestazione.

Considerato il silenzio del legislatore, secondo la sentenza della Cassazione n. 2542 del 14 aprile 1983, <<l'opera intellettuale consiste nell'applicazione concreta di cognizioni tecniche e scientifiche nell'opera stessa che è l'oggetto della prestazione.>>

Alla professionalità della prestazione si contrappone la responsabilità ad essa connessa. Accenniamo brevemente alla fattispecie in ordine alla parte che interessa la presente trattazione. La responsabilità dei liberi professionisti trova fondamento normativo nella disciplina delle professioni intellettuali e nel contratto di prestazione d’opera intellettuale, nel codice civile (Capo II, Libro V, titolo III). Il disposto normativo più sopra delineato comporta che il cliente ha diritto che il professionista presti personalmente la propria opera, tenendo conto del rapporto fiduciario che si instaura tra il cliente e il professionista.

Nell’ambito più sopra delineato l’art. 2236 c.c. stabilisce che <<se la prestazione implica soluzione di problemi tecnici di speciale difficoltà, il prestatore d’opera non risponde dei danni, se non in caso di dolo o di colpa grave>>.

Come vedremo più avanti le professioni intellettuali possono essere assoggettate ad uno status giuridico di protezione, diversamente ad altre attività professionali prive di detto status. In quest’ultimo caso è possibile configurare il rapporto anche sulla base di forme contrattuali differenti come l’appalto, la vendita e altre fattispecie atipiche.1

E’ bene precisare che il debito d’opera connesso con l’esercizio delle professioni intellettuali è costituito, in linea generale, da una obbligazione di mezzi e non di risultato (tra tutte si veda la sentenza della Cassazione n. 6967/2006, relativamente alla responsabilità professionale dell’avvocato). Tale assunto non deve in ogni caso far dimenticare che sussistono talune attività professionali che, in relazione alla loro natura, si caratterizzano per l’obbligazione di risultato (si pensi alla predisposizione delle dichiarazioni fiscali ed ai versamenti tributari effettuati dai dottori commercialisti o alle

1 Si veda: F. Galgano, Diritto Commerciale, Volume I, Zanichelli 2002 e Documento n. 16 del 22 giugno 2004, Fondazione Luca Pacioli.

aspettative dei clienti relativamente agli interventi di chirurgia estetica o, ancora, alla redazione di un progetto d’ingegneria).

Il rapporto fiduciario che lega il cliente al libero professionista segna importanti limiti, sotto l’aspetto giuridico, alla trasferibilità della clientela, assieme allo studio professionale, alla stessa stregua dell’impresa. Infatti, non sono trasferibili i crediti costituiti da obbligazioni di fare. Appartengono a detta categoria i crediti derivanti da prestazioni professionali, per effetto dell’intuitus personae, che contrasta con la disposizione contenuta nell’art. 1260, c.c., più sopra riportato.

Si ricorda che nell’ambito della cessione della clientela professionale la cassazione, attraverso la sentenza n. 2860/2010, ha precisato che nello studio professionale ciò che prevale in maniera sostanziale, a prescindere dalle tecnologie di cui è dotato lo stesso, è l’opera intellettuale del titolare, <<il quale agisce, anche nello svolgimento della sua attività, in base ad un incarico fiduciario (intuitu personae) del committente, espletato con lavoro prevalentemente proprio e senza vincolo di subordinazione. Il nome, la capacità del professionista e la fiducia che egli ispira costituiscono quindi i fattori che sogliono indirizzare la clientela, la quale in funzione (principale se non esclusiva) delle doti personali d’ingegno, perizia, serietà e considerazione delle quali gode il professionista, e non dei beni materiali e strumentali che ne arredano lo studio>>.

Ne consegue che, in detto contesto, la cessione della clientela appare come un negozio valido a tutti gli effetti, ma solo nel senso che il professionista “cedente” <<assume a tal fine obblighi positivi di fare (mediante un’attività promozionale di presentazione e canalizzazione) e negativi di non fare (quali il divieto di riprendere ad esercitare la stessa attività nello stesso luogo), volti a consentire al successore che ne abbia le qualità di mantenere la clientela del suo predecessore, previo conferimento di un nuovo incarico.>>

Significa che la cessione della clientela non costituisce una cessione di crediti, in senso tecnico.

La succitata sentenza della suprema corte, n. 2860/2010, precisa ulteriormente che la cessione della clientela si configura come <<un complessivo impegno del cedente volto a favorire – attraverso l’assunzione di obblighi positivi di fare (mediante un’attività promozionale di presentazione e di canalizzazione) e negativi di non fare (quale il divieto di riprendere ad esercitare la medesima attività nello stesso luogo) – la prosecuzione del rapporto professionale tra i vecchi clienti ed il soggetto subentrante>>.

L’associazione professionale

Nell’ambito dell’associazione professionale emerge una prima criticità in merito al conferimento dell’incarico, sul piano soggettivo. Infatti, si pone il problema se il cliente conferisce un incarico indistinto allo studio ovvero resta inalterato il rapporto che lega il

cliente con il singolo professionista, alla stessa stregua di quanto accade negli studi individuali.

La cassazione, nella sentenza n. 1405 del 21 marzo 1989, ha precisato che le associazioni professionali sono sorte nell’ambito delle professioni protette, caratterizzate da intuitus personae e dalla responsabilità individuale dei professionisti, allo scopo di dividere le spese dello studio e per gestire congiuntamente i proventi dell’attività, senza che la titolarità della prestazione professionale venga trasferita all’associazione di che trattasi.

Secondo codesto orientamento la titolarità del rapporto di prestazione d’opera resta in capo al singolo professionista. Occorre però sottolineare che quello di cui si tratta costituisce comunque un punto controverso. Infatti, è assolutamente vero che il rapporto tra il singolo professionista organizzato in forma individuale e il proprio cliente si fonda sui principi giuridici appena accennati.

Possiamo altresì affermare che il medesimo inquadramento giuridico si può realizzare nel caso in cui il cliente richieda a più professionisti non legati da un rapporto associativo la medesima prestazione. Infatti anche in questo caso si hanno tanti rapporti separati quanti sono i professionisti (cass., 31 luglio 1987, n. 6636).

Secondo la sentenza n. 6636/1987, cit., è diverso il caso del cliente di uno studio associato. Infatti nel caso di specie, secondo la suprema corte, si instaura una sorta di rappresentanza reciproca tra i professionisti dello studio nell’espletamento dell’incarico conferito. Ne consegue che il cliente che riceve la prestazione congiuntamente da tutti i professionisti sia liberato dalla propria obbligazione attraverso il pagamento ad uno solo dei professionisti suddetti, in mancanza di diversi accordi espressamente previsti nel contratto. Allo stesso modo ciascun professionista ha il diritto di chiedere l’intero compenso per l’opera prestata.

In estrema sintesi la suddetta sentenza precisa che i clienti dei professionisti associati sono clienti dello studio.

In ogni caso, secondo un orientamento differente, nelle associazioni professionali non si perde la natura personale dell’incarico (cass., n. 11922/2000).

Nella citata sentenza viene precisato che <<tale configurazione dello "studio associato", che presuppone, sotto il profilo negoziale, una sorta di mandato collettivo conferito dal cliente agli associati e, per questi, allo studio, oltre a non trovare supporto in alcun concreto dato normativo, e, in particolare, come evidenziato dalla corte di appello, nella legge 23/11/1939 n.1815 che, va detto incidentalmente, contrariamente all'affermazione del ricorrente, non risulta, per quello che può qui interessare, abrogata dall'art. 24 della

legge 07/08/1997 n. 266, e neppure è incompatibile o in contrasto con norme costituzionali o comunitarie, peraltro non meglio specificate, è obiettivamente insostenibile, a motivo che, vertendosi in materia di professioni cosiddette "protette", caratterizzate dalla natura strettamente personale della prestazione offerta e fornita dal professionista, non è possibile presumere o ritenere che il mandato conferito dal cliente al singolo professionista si estenda a tutti i professionisti dello studio associato, alla stregua di un mandato conferito agli stessi impersonalmente e collettivamente.>>

Le Società tra professionisti

Il rapporto tra il professionista e la clientela trova uno specifico fondamento normativo nell’ambito delle società tra professionisti e delle società tra avvocati.

Il conferimento dell’incarico professionale, nell’ambito delle società tra professionisti, è specificamente disciplinato dall’art. 10, comma 3, della Legge n. 183, del 12 novembre

2011 (Legge di Stabilità 2012).

In merito all’assegnazione dell’incarico occorre ricordare che è intervenuto il Decreto Ministeriale dell’ 8 febbraio 2013, n. 34, recante “Regolamento in materia di società per l’esercizio di attività professionali regolamentate nel sistema ordinistico”, in vigore dal 22 aprile 2013, pubblicato sulla G.U. n. 81, del 6 aprile 2013.

Tra i contenuti del succitato decreto occorre ricordare il regolamento riguardante le fattispecie di seguito riportate in tabella.

Art. 3	Conferimento dell’incarico
Art. 4	Obblighi di informazione
Art. 5	Esecuzione dell’incarico

L’art. 4, del suddetto decreto, stabilisce quanto segue:

↘ la società professionale deve informare per iscritto il cliente, anche tramite il socio professionista, al momento del primo contatto, relativamente alle seguenti fattispecie:

• sul diritto del cliente di chiedere che l'esecuzione dell'incarico conferito alla societa' sia affidata ad uno o piu' professionisti da lui scelti;
• sulla possibilità che l'incarico professionale conferito alla società sia eseguito da ciascun socio in possesso dei requisiti per l'esercizio dell'attività professionale;
• sulla esistenza di situazioni di conflitto d'interesse tra cliente e società, che siano anche determinate dalla presenza di soci con finalità d'investimento.

Il suddetto adempimento deve avvenire attraverso la consegna di un elenco scritto dei singoli soci professionisti, contenente l’indicazione dei titoli o delle qualifiche professionali di ciascuno di essi, nonché l’elenco dei soci con finalità d’investimento.

Nel silenzio della norma e del decreto, si ritiene utile, ai fini di una maggiore trasparenza, l’indicazione dei soci non professionisti che prestano all’interno della S.t.p. solo prestazioni tecniche.2

Come precisa la citata Circolare n. 32/IR-2013, cit., la prova degli adempimenti iniziali, finalizzati al conferimento dell’incarico, richiede l’atto scritto.

Si riassumono di seguito i suddetti atti obbligatoriamente redatti per iscritto:

↘ elenco dei singoli professionisti, con l’indicazione dei titoli o delle qualifiche professionali e l’elenco dei soci con finalità d’investimento;

↘ informazione circa la possibilità che l’incarico sia eseguito da ciascun socio in possesso dei requisiti necessari per l’esercizio dell’attività professionale;

↘ informazioni circa l’esistenza di situazioni di conflitto d’interesse tra cliente e società, anche determinate dalla presenza di soci con finalità d’investimento.

Sul sito www.cndcec.it è possibile scaricare il format relativo al conferimento dell’incarico professionale.3

In “Premessa” l’allegato al documento citato precisa che anche se il preventivo e il conferimento dell’incarico si possono perfezionare anche mediante accordo verbale è sempre consigliabile ricorrere alla forma scritta.

Il CNDCEC ha precisato che dal disposto normativo contenuto nell’art. 10, comma 4, lett. c) della legge di stabilità 2012 nonché dalle ulteriori indicazioni contenute nel D.M.

n. 34/2013, appare evidente la volontà di del legislatore di effettuare una netta distinzione tra conferimento dell’incarico ed esecuzione dell’incarico.4 Infatti, l’incarico è effettuato a favore della società5 mentre l’esecuzione dell’incarico è lasciata alla determinazione del singolo professionista, nel rispetto della regola generale fissata dall’art. 2232, c.c.6

2. Si veda, in merito: A. Borghese, M. Muraca, “Società tra professionisti: disponibile il fac-simile della lettera d’incarico”, Nostra Memory n. 305, del 23 ottobre 2015, pag. 3.
3. Si veda l’Informativa CNDCEC n. 78/2015.
4. CNDCEC, “La nuova disciplina delle società tra professionisti”, Circolare n. 32/IR, del 12 luglio 2013, § 8.
5. L’art. 10, comma 3, lett. c) della legge di stabilità 2012, tratta della <<esecuzione dell'incarico professionale conferito alla società>>.
6. L’art. 10, comma 3, lett. c) della legge di stabilità 2012 stabilisce che la designazione del socio professionista sia compiuta dall'utente e, in mancanza di tale designazione, il nominativo debba essere previamente comunicato per iscritto all'utente.

Dirette conseguenze del conferimento e della esecuzione dell’incarico sono la

responsabilità e la stipula della polizza assicurativa.

La mancanza di una specifica disciplina in merito e l’esclusione di una applicazione in via analogica della disciplina relativa alle S.t.a. (società tra avvocati – art. 26, D.lgs. n. 96/2001 -) e alle società di revisione – art. 15, D.lgs. n. 39/2010 – portano ad attribuire alle s.t.p. il regime di responsabilità.7

Secondo la citata circolare n. 32/IR del CNDCEC, la responsabilità della società nei confronti della clientela dovrebbe avere natura contrattuale, per l’inadempimento del socio professionista, alla stessa stregua del sostituto incaricato dal professionista individuale.

In ogni caso dovrebbe insorgere anche la responsabilità del professionista nei confronti del cliente, a titolo di responsabilità da contatto.8

Si arriva così all’obbligo della copertura assicurativa.9

Secondo il CNDCEC la copertura deve riguardare la società. Tuttavia è necessario rispettare il disposto normativo contenuto nell’art. 5, D.P.R. n. 137/2012, che impone a tutti i soggetti che esercitano una professione regolamentata di stipulare una idonea assicurazione, comunque, sia che si tratti di persone fisiche che di società.

Ne consegue che appare quanto mai opportuna una copertura assicurativa personale in capo ai professionisti che svolgono, legittimamente, attività professionale in qualità di soci di s.t.p. e attività professionale in forma individuale. Occorre ricordare che l’ipotesi del libero professionista socio di due differenti s.t.p. è esclusa dalla legge.

2. Circolare n. 32/IR, cit., § 9.
3. Per un maggior approfondimento, si veda Circolare n. 32/IR, cit., § 9.
4. L’art. 10, comma 3, lett. c-bis), della legge di stabilità 2012, impone <<la stipula di polizza di assicurazione per la copertura dei rischi derivanti dalla responsabilità civile per i danni causati ai clienti dai singoli soci professionisti nell'esercizio dell'attività professionale>>, senza specificare, con evidenza, se il contratto debba essere stipulato a nome della società o del singolo socio.

Il conferimento

dell’incarico e il

codice deontologico

Il professionista non è soggetto all’obbligo della forma scritta, relativamente al conferimento dell’incarico professionale. Ad ogni modo la forma scritta ha il pregio di regolare il rapporto contrattuale e, contestualmente, consente di fissare una data precisa relativamente alla stipula del rapporto stesso.¹⁰ Appare utile ricordare che agli adempimenti previsti dalla disciplina societaria e dalla disciplina antiriciclaggio, si aggiungono gli adempimenti previsti dal codice deontologico e dalla disciplina sulla privacy.

Con specifico riferimento ai dottori commercialisti si ricorda che il codice deontologico

è stato aggiornato il 17 dicembre 2015.

In particolare si ricorda ancora che l’art. 25, comma 2, prevede che <<la misura del compenso è pattuita per iscritto all'atto del conferimento dell'incarico professionale con preventivo di massima comprensivo di spese, oneri e contributi.>> L’opportunità della forma scritta è ancora più evidente in materia di S.t.p., posto che nel caso di specie sono previsti dalla legge specifici adempimenti in forma scritta, come si è visto in precedenza.

In ogni caso si è già detto che il CNDCEC ha predisposto un format, allo scopo.¹¹

Si riportano di seguito, in sintesi, i principali elementi riguardanti il mandato, seppur per diversi gradi di rilevanza:¹²

 oggetto e complessità dell’incarico;

 decorrenza e durata dell’incarico;

 compensi e rimborsi spese;

 obblighi del professionista;

 obblighi del cliente;

 recesso;

 mediazione/arbitrato in caso di controversia;

 l’adozione degli obblighi antiriciclaggio da parte del professionista;

 l’informativa al cliente sul trattamento dei dati in materia di normativa sulla privacy (D.Lgs. 196/2003).

Il conferimento dell’incarico effettuato per iscritto assume, in effetti, valenza anche ai fini antiriciclaggio.

Il documento del CNDCEC del 17 dicembre 2015 (meglio identificato in nota) ha precisato in merito che dal mandato scritto emergono importanti elementi ai fini dell’antiriciclaggio, ovvero:

2. CNDCEC, “Antiriciclaggio (D.lgs. 231/2007): Manuale delle procedure per gli studi professionali”, 17 dicembre 2015, §, 1.0.2.
3. Si veda: CNDCEC, “Facsimile di lettera di incarico professionale”, in www.commercialisti.it. 12 Si veda: CNDCEC, cit., § 1.0.2.

 l’oggetto (e quindi la tipologia) della prestazione;

 la data della stipula del contratto e la sua decorrenza;

 il nominativo del professionista di riferimento.

Gli adempimenti antiriciclaggio

Antiriciclaggio: aspetti generali

I soggetti

Dopo aver analizzato la disciplina relativa al rapporto che lega lo studio associato e la

s.t.p. alla clientela, nonché gli adempimenti previsti in occasione del conferimento dell’incarico professionale, analizziamo ora le problematiche emergenti in base alla disciplina antiriciclaggio, occupandoci prevalentemente del momento del conferimento dell’incarico professionale, tenendo conto degli aspetti che riguardano più specificamente le società di persone e le associazioni professionali (che da ora in avanti denomineremo, per brevità: <<soggetti collettivi>> o <<studi organizzati in forma collettiva>>).

Innanzitutto può essere utile precisare che il riciclaggio è quel fenomeno mediante il quale il denaro proveniente da reati viene reintrodotto nell’economia legale, allo scopo di dissimularne o di occultare l’origine illecita.13

Ricordiamo che il capo III del D.lgs. 231, del 21 novembre 2007, artt. 11 – 14 – decreto antiriciclaggio - individua i soggetti destinatari della disciplina antiriciclaggio, ovvero:

 gli intermediari finanziari e altri soggetti esercenti attività finanziaria;

 i professionisti;

 i revisori contabili;

 gli altri soggetti.

I liberi professionisti, rientranti negli obblighi contenuti nel d.lgs. n. 231/2007, sono individuati nel corpo dell’art. 12, di seguito riportato.

13. Odcec di Caserta, Commissione antiriciclaggio, “La normativa antiriciclaggio”.

I revisori contabili sono specificamente individuati dall’art. 13 del succitato decreto e gli altri soggetti sono individuati dal successivo art. 14.

Per completezza d’argomentazione riportiamo di seguito gli “Altri soggetti”, disciplinati dall’art. 14, del decreto antiriciclaggio.

riportate:

1. recupero di crediti per conto terzi, in presenza della licenza di cui all'articolo 115 del TULPS;
2. custodia e trasporto di denaro contante e di titoli o valori a mezzo di guardie particolari giurate, in presenza della licenza di cui all'articolo 134 del TULPS;
3. trasporto di denaro contante, titoli o valori senza l'impiego di guardie particolari giurate, in presenza dell'iscrizione nell'albo delle persone fisiche e giuridiche che esercitano l'autotrasporto di cose per conto di terzi, di cui alla legge 6 giugno 1974, n. 298;
4. gestione di case da gioco, in presenza delle autorizzazioni concesse dalle leggi in vigore, nonché al requisito di cui all'articolo 5, comma 3, del decreto‐legge 30 dicembre 1997, n. 457, 10/7/2016 convertito, con modificazioni, dalla legge 27 febbraio 1998, n. 30;

((e)) offerta, attraverso la rete internet e altre reti telematiche o di telecomunicazione, di giochi, scommesse con vincite in denaro, con esclusione del lotto, delle lotterie ad estrazione istantanea o ad estrazione differita e concorsi pronostici, in presenza o in assenza delle autorizzazioni concesse dal Ministero dell'economia e delle finanze ‐ Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato, ai sensi dell'articolo 1, comma 539, della legge 23 dicembre 2005, n. 266));

((e‐bis) offerta di giochi o scommesse con vincite in denaro, con esclusione del lotto, delle lotterie ad estrazione istantanea o ad estrazione differita e concorsi pronostici, su rete fisica, da parte di soggetti in possesso delle concessioni rilasciate dal Ministero dell'economia e delle finanze ‐ Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato));

e. agenzia di affari in mediazione immobiliare, in presenza dell'iscrizione nell'apposita sezione del ruolo istituito presso la camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, ai sensi della legge 3 febbraio 1989, n. 39.

Gli obblighi strettamente connessi con il momento del conferimento

dell’incarico

I liberi professionisti devono osservare i seguenti obblighi, oggetto di analisi nella presente trattazione, in quanto strettamente legati al momento del conferimento dell’incarico:

 adeguata verifica della clientela (artt. 16 e ss., del decreto antiriciclaggio);

 registrazione e conservazione (artt. 36 e ss.).

Ai suddetti adempimenti seguono ulteriori obblighi, che in questa sede riportiamo per completezza di argomentazione, anche se talvolta risultano necessariamente intrecciati con il momento del conferimento dell’incarico professionale:

 segnalazione di operazioni sospette (artt. 41 e ss.);

 comunicazione al Ministero dell’economia e delle finanze delle violazioni alle disposizioni in materia di limitazioni all’uso del denaro contante e dei titoli al portatore (artt. 49 e ss.);

 formazione del personale (art. 54).

Il CNDCEC, entrando proprio nel merito della gestione della legge antiriciclaggio in capo agli studi professionali, ha precisato che nel caso di uno studio associato di grandi dimensioni, si rende necessaria una vera e propria procedura, <<al fine di standardizzare - evidentemente nei limiti del possibile -, l’esecuzione degli obblighi antiriciclaggio>>.14

Il medesimo documento, appena citato in nota, sottolinea la necessità di identificare il personale formalmente delegato all’assolvimento degli obblighi antiriciclaggio appena più sopra individuati nonché a formalizzare i particolari incarichi conferiti ai dipendenti/collaboratori.

I suddetti adempimenti risultano poi necessari, onde non incorrere in sanzioni, al momento delle verifiche antiriciclaggio eventualmente eseguite all’interno dello studio.

Il conferimento

dell’incarico professionale: aspetti generali

L’art. 18 del decreto antiriciclaggio disciplina le modalità attraverso le quali si sviluppa l’obbligo dell’adeguata verifica della clientela.

Un primo nodo è costituito dal momento in cui viene conferito l’incarico.

E’ altresì necessario distinguere alcuni elementi strettamente legati all’incarico in quanto essi determinano la cristallizzazione degli adempimenti antiriciclaggio e antiterrorismo.

Analizziamo inizialmente i termini “operazione” e “prestazione professionale”. Si riporta di seguito la normativa connessa.

13. CNDCEC, Documento n. 19, maggio 2013, § 2.

In sostanza, la prestazione deve comportare una evidente modifica della situazione patrimoniale o finanziaria del cliente.

L’operazione cristallizza l’obbligo di adeguata verifica della clientela nel caso in cui i mezzi di pagamento o i beni interessati, nel caso di specie, siano di valore pari o superiore a 15.000 euro, come vedremo più avanti.

L’operazione risulta interessata dall’obbligo di adeguata verifica sia nel caso in cui derivi da un unico atto che nel caso in cui sia frazionata, attraverso il compimento di più atti.

Anche il concetto di cliente richiede alcune precisazioni. Inoltre ove il cliente non sia una persona fisica, la legge antiriciclaggio prevede la figura del titolare effettivo.

Con specifico riferimento al cliente, si riporta di seguito la definizione fornita dalla stessa normativa.

Occorre qualche precisazione in merito al cosiddetto “Titolare effettivo”.

La fattispecie è stata introdotta per effetto del D.lgs. n. 151/2009, in vigore dal 4 novembre 2009, l’art. 1, comma 2, lett. u), del D.lgs. 231/2007, che contiene la seguente definizione relativamente al titolare effettivo: <<la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività, ovvero, nel caso di entità giuridica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale entità, ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all’allegato tecnico al presente decreto;>>.

In sostanza, il titolare effettivo corrisponde alla/e persona/e fisica/he che occorre identificare nel caso in cui il cliente sia una società, piuttosto che un trust o una fondazione.

Si riporta di seguito la nozione di titolare effettivo, risultante dall’art. 2, dell’Allegato tecnico del D.lgs. n. 231/2007.

Il Documento CNDCEC n. 19/2013 precisa che l’identificazione del titolare effettivo deve essere contestuale a quella del cliente. Ne consegue che il professionista deve ricorrere ai pubblici registri, agli elenchi o ai documenti conoscibili da chiunque, nonché alle informazioni fornite dal cliente per effetto dell’art. 21 del decreto antiriciclaggio.

In precedenza si è parlato degli adempimenti prescritti dal codice deontologico dei dottori commercialisti in occasione del conferimento dell’incarico professionale.

Il conferimento dell’incarico effettuato per iscritto assume, in effetti, valenza anche ai fini antiriciclaggio.

Il documento del CNDCEC del 17 dicembre 2015 (meglio identificato in nota) ha precisato in merito che dal mandato scritto emergono importanti elementi ai fini dell’antiriciclaggio, ovvero:

 l’oggetto (e quindi la tipologia) della prestazione;

 la data della stipula del contratto e la sua decorrenza;

 il nominativo del professionista di riferimento.

Con specifico riguardo al professionista di riferimento il CNDCEC ha precisato che la sua individuazione appare più rilevante nel caso dello studio con più professionisti.

Occorre ricordare che l’art. 3, comma 4, del decreto antiriciclaggio, dispone che << l'applicazione delle misure previste dal presente decreto deve essere proporzionata alla peculiarita' delle varie professioni e alle dimensioni dei destinatari della presente normativa.>>

Così con specifico riferimento ai liberi professionisti che, al di fuori di un vincolo associativo prestano la propria attività su incarico dello stesso, occorre sottolineare che essi devono tenere un proprio archivio unico nel quale registrare i dati identificativi dello studio associato e del cliente nei cui confronti è resa la prestazione professionale (UIC, Chiarimento n. 13, in Chiarimenti vari per i professionisti, 21 giugno 2006).15

Il Provvedimento UIC del 24 febbraio 2006 prevede, per i professionisti e i revisori che svolgono l’attività professionale in forma associativa o societaria, la possibilità della tenuta dell’archivio in forma accentrata, nel proprio studio, anche se è fatta salva, in capo ad ogni componente dell’associazione o della società, la facoltà di formare un proprio archivio.

Il procedimento connesso con il riferimento

dell’incarico

Considerando le procedure di controllo della GDF, appare opportuno sottolineare che il conferimento dell’incarico da parte del cliente rappresenta, ai fini dell’antiriciclaggio, un vero e proprio procedimento suddiviso in diversi momenti, cronologicamente distinti. Si riepilogano di seguito i momenti principali legati all’incarico professionale:16

1. identificazione del cliente;
2. identificazione dell’eventuale titolare effettivo;
3. ottenimento di informazioni in merito allo scopo e alla natura della prestazione professionale;
4. controllo costante nel corso della prestazione professionale.

13. Si veda: CNDCEC, Documento n. 19, maggio 2013, § 3.1.

In particolare, è utile precisare che il momento del conferimento dell’incarico coincide con il momento dell’identificazione del cliente o del titolare effettivo.17

Il libero professionista, una volta conferito l’incarico e identificato il cliente o il titolare effettivo, deve acquisire le informazioni necessarie per il corretto adempimento dell’obbligo: egli non ha ancora svolto la prestazione o eseguito l’operazione richiesta.18

Il passaggio successivo è rappresentato dall’accettazione dell’incarico professionale, nel caso in cui non vi siano impedimenti.

Si giunge così al momento dell’accettazione dell’incarico.

Occorre fin d’ora precisare che il professionista può non accettare l’incarico, per ragioni diverse derivanti dall’ordinamento deontologico.

17 Si veda CNDCEC, Documento del 17 dicembre 2015, § 1.0.2.

Esiste però anche un obbligo di astensione, disciplinato dall’art. 23, del decreto antiriciclaggio, qualora il professionista non riesca a rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela.

Nel caso dell’accertamento delle cause che impongono un obbligo di astensione occorre ulteriormente valutare la necessità di un possibile SOS.

E’ in ogni caso opportuno rimarcare che, ai fini degli adempimenti antiriciclaggio, occorre tenere concettualmente separate la data del conferimento dell’incarico da quella dell’accettazione dello stesso, in quanto solo quest’ultima assume effettiva valenza per l’adempimento dell’obbligo di registrazione, che verrà analizzato in seguito, disciplinato dall’art. 36, comma 3, del D.lgs. n. 231/2007, che fissa il termine del trentesimo giorno successivo all’accettazione dell’incarico professionale.

Sembra ancora opportuno anticipare fin da ora, nel momento in cui si analizza la procedura iniziale disciplinata dal decreto antiriciclaggio, la portata dell’ulteriore adempimento dovuto dai liberi professionisti, rappresentato dall’istituzione del fascicolo della clientela.

Risulta così che il rispetto dell’obbligo d’identificazione, effettuato prima del conferimento dell’incarico, non apre il conto alla rovescia che porta all’obbligo della registrazione, in quanto quest’ultimo è dovuto a partire dalla data di accettazione dell’incarico. In ogni caso, all’adempimento dell’obbligo di identificazione, tempestivamente rispettato, deve seguire l’obbligo dell’apertura del fascicolo della

clientela e della conseguente conservazione della documentazione che è servita per l’identificazione del cliente o del titolare effettivo.

Nel caso dello studio organizzato in forma collettiva (associazione professionale o società) occorre l’indicazione del professionista effettivamente incaricato, nel corpo del documento riguardante il conferimento dell’incarico, tenendo conto che la forma scritta, pur non essendo obbligatoria, costituisce la forma più adatta nell’ambito del presente procedimento, al fine di imputare correttamente le diverse responsabilità.

L’obbligo di adeguata verifica

del rischio

Un altro fondamentale obbligo imposto dalla legge antiriciclaggio è costituito dall’adeguata valutazione del rischio.

L’obbligo di che trattasi trova il suo fondamento normativo all’interno dell’art. 20 del decreto antiriciclaggio.

Approccio basato sul rischio

1. Gli obblighi di adeguata verifica della clientela sono assolti commisurandoli al rischio associato al tipo di cliente, rapporto continuativo, prestazione professionale, operazione, prodotto o transazione di cui trattasi. Gli enti e le persone soggetti al presente decreto devono essere in grado di dimostrare alle autorità competenti di cui all'articolo 7, ovvero agli ordini professionali di cui all'articolo 8, che la portata delle misure adottate è adeguata all'entità del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Per la valutazione del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, gli enti e le persone soggetti osservano le istruzioni di cui all'articolo 7, comma 2, nonché i seguenti criteri generali:

1. con riferimento al cliente:
   1. natura giuridica;
   2. prevalente attività svolta;
   3. comportamento tenuto al momento del compimento dell'operazione o dell'instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
   4. area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte;
2. con riferimento all'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale:
   1. tipologia dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale posti in essere;
   2. modalità di svolgimento dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale;
   3. ammontare;
   4. frequenza delle operazioni e durata del rapporto continuativo o della

In sostanza lo Stato richiede ai liberi professionisti una collaborazione attiva che si estrinseca, oltre che nella fattispecie della segnalazione delle operazioni sospette e di comunicazione, anche nell’adozione di procedure idonee all’adeguata verifica della clientela, di conservazione dei documenti, di valutazione e di gestione del rischio.19

I parametri volti alla valutazione del rischio di riciclaggio e di terrorismo, disciplinati dall’art. 20, del decreto antiriciclaggio appena più sopra riportato, possono essere classificati, sostanzialmente, in due gruppi, come riportato nel box che segue.

Nell’ambito dell’attività di screening relativa alla clientela, un primo step significativo è costituito dalla valutazione di alcuni elementi connessi al cliente, quali:

 natura giuridica;

 attività svolta;

 comportamento tenuto all’atto del compimento dell’operazione o dell’instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale.20

19. Si veda: CNDCEC, Circolare n. 8/IR-2008, §2.
20. S. Loconte, “Antiriciclaggio, Obblighi, responsabilità e sanzioni”, IPSOA, 2014, pag. 10 (www.ipsoa.it.).

Occorre sottolineare che il professionista che non riesca a rispettare gli obblighi in merito all’adeguata verifica della clientela deve astenersi dall’esecuzione dell’incarico professionale.

L’obbligo di astensione è specificamente disciplinato dall’art. 23 del decreto antiriciclaggio.

1. Quando gli enti o le persone soggetti al presente decreto non sono in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela stabiliti dall'articolo 18, comma 1, lettere a), b) e c), non possono instaurare il rapporto continuativo ne' eseguire operazioni o prestazioni professionali ovvero pongono fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale già in essere e valutano se effettuare una segnalazione alla UIF, a norma del Titolo II, Capo III.

((1‐bis. Nel caso in cui non sia possibile rispettare gli obblighi di adeguata verifica relativamente a rapporti continuativi già in essere, operazioni o prestazioni professionali in corso di realizzazione, gli enti o le persone soggetti al presente decreto restituiscono al cliente i fondi, gli strumenti e le altre disponibilità finanziarie di spettanza, liquidandone il relativo importo tramite bonifico su un conto corrente bancario indicato dal cliente stesso. Il trasferimento dei fondi è accompagnato da un messaggio che indica alla controparte bancaria che le somme sono restituite al cliente per l'impossibilità di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela stabiliti dall'articolo 18, comma 1.)).

2. ((Nei casi di cui ai commi 1 e 1‐bis,)) Prima di effettuare la segnalazione di operazione sospetta alla UIF ai sensi dell'articolo 41 e al fine di consentire l'eventuale esercizio del potere di sospensione di cui all'articolo 6, comma 7, lettera c), gli enti e le persone soggetti al presente decreto si astengono dall'eseguire le operazioni per le quali sospettano vi sia una relazione con il riciclaggio o con il finanziamento del terrorismo.
3. Nei casi in cui l'astensione non sia possibile in quanto sussiste un obbligo di legge di ricevere l'atto ovvero l'esecuzione dell'operazione per sua natura non possa essere rinviata o l'astensione possa ostacolare le indagini, permane l'obbligo di immediata segnalazione di operazione sospetta ai sensi dell'articolo 41.
4. I soggetti di cui all'articolo 12, comma 1, lettere a), b) e c), e all'articolo 13, non sono obbligati ad applicare il comma 1 nel corso dell'esame della posizione giuridica del loro cliente o dell'espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza di questo cliente in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull'eventualità di intentare o evitare un procedimento.

L’obbligo di astensione scatta nei seguenti casi in cui il professionista non sia in grado di adempiere ai propri obblighi in materia antiriciclaggio:

1. identificazione della clientela e verifica dell’identità;
2. identificazione dell’eventuale titolare effettivo;
3. ottenimento di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
4. svolgimento del controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

Il responsabile antiriciclaggio e i collaboratori

Occorre immediatamente fissare un importate principio: negli studi associati incombe sempre sul professionista/associato che esegue l’incarico l’osservanza degli obblighi antiriciclaggio.

Le figure del responsabile antiriciclaggio e dei collaboratori svolgono precise funzioni nell’ambito del rispetto della procedura ma essi non possono sollevare il libero professionista dagli obblighi propri.

La corretta individuazione delle attribuzioni e delle responsabilità delle figure coinvolte dalla disciplina antiriciclaggio appare quanto mai opportuna, soprattutto nel caso in cui lo studio professionale risulti organizzato in forma collettiva. In tal senso emergono le seguenti figure:

 il responsabile antiriciclaggio;

 i collaboratori/dipendenti.

E’ utile riportare, in merito, quanto segue:

 è possibile individuare soggetti delegati agli obblighi antiriciclaggio (dipendenti/collaboratori interni), nel caso degli studi professionali in generale e degli studi professionali organizzati in forma collettiva, in particolare;

 la nomina degli incaricati e dei responsabili deve avvenire per iscritto.21

Il documento CNDCEC, del 17 dicembre 2015, precisa che, nel caso di specie, è opportuno conservare:

 l’organigramma dei soggetti interessati;

 la nomina per iscritto degli incaricati e dei responsabili al trattamento dei dati ai fini antiriciclaggio che riceveranno adeguata formazione e le deleghe scritte dei professionisti ai dipendenti/collaboratori con specifico riferimento agli adempimenti delegati e la sottoscrizione per accettazione dei dipendenti/collaboratori stessi;

 il piano di formazione dei soggetti interessati con il riferimento agli eventi formativi a cui si è partecipato;

19. CNDCEC, documento del 17 dicembre 2015, § 1.0.3.

 il piano di controllo interno per le verifiche di corretto adempimento dei vari obblighi.

Tenendo presente le procedure di controllo fissate dalla GDF, uno degli aspetti più rilevanti in materia antiriciclaggio, è costituito proprio dalla delega interna dei compiti e delle responsabilità ai fini della normativa specifica.

Il decreto antiriciclaggio non disciplina specificamente la figura del responsabile antiriciclaggio (RA). Per avere dei riscontri in merito alla fattispecie occorre fare riferimento al Provvedimento della Banca d’Italia del 10 marzo 2011, riguardante specificamente gli intermediari finanziari.

Si riportano alcuni elementi che regolano tale figura, tratti dal provvedimento appena più sopra citato.

Il RA deve essere nominato per iscritto, dal titolare dello studio, tenendo conto di una eventuale attività di controllo effettuata dagli organi preposti.

Egli deve essere autonomo, sotto i diversi aspetti gerarchici e funzionali.

Si riportano di seguito le principali funzioni del RA, tratte dal Documento CNDCEC del 17 dicembre 2015.

Il medesimo documento del 2015 (CNDCEC) individua le responsabilità di seguito elencate, facenti capo al RA.

E’ opportuno segnalare, comunque, che l’individuazione della figura del RA, all’interno dello studio, non solleva il titolare dalle responsabilità che la legge gli attribuisce.

Le funzioni dei collaboratori e dei dipendenti si estrinsecano, sostanzialmente, nel coadiuvare il RA o il professionista, segnalando eventuali operazioni sospette ai fini dell’antiriciclaggio o dell’antiterrorismo.

Appare rilevante, tenendo conto dei controlli della GDF, considerare che il momento genetico della organizzazione dello studio ai fini degli adempimenti antiriciclaggio appare quanto mai fondamentale.

Ne deriva che il primo punto da curare, nell’ambito dello studio, sia quello della formalizzazione delle deleghe interne, relativamente ai compiti e alle responsabilità connesse con la disciplina.

La rilevanza di detto momento è sicuramente più accentuato tenendo conto dell’organizzazione in forma collettiva dello studio professionale.

La delega di cui sopra riguarda essenzialmente i seguenti adempimenti:²²

19. CNDCEC, Documento n. 19, maggio 2013, § 2.

 adeguata verifica della clientela;

 registrazione e conservazione dei dati;

 segnalazione delle operazioni sospette.

Occorre così formalizzare l’esistenza di particolari incarichi conferiti dal professionista ai dipendenti/collaboratori.

Si riportano di seguito le funzioni attribuite dal documento CNDCEC 2015 ai collaboratori/dipendenti addetti del back office.

Individuazione dei compiti e

delle responsabilità

Sicuramente un aspetto di rilievo è rappresentato, soprattutto nell’ambito delle associazioni professionali e delle società di professionisti, dalla corretta attribuzione dei compiti e delle responsabilità in capo ai singoli soci e associati.

Si riportano di seguito i compiti che comunque ricadono sul libero professionista, tratti dal Documento CNDCEC del 17 dicembre 2015:

 imposta e attua procedure di controllo interno per la verifica del corretto adempimento degli obblighi/adempimenti antiriciclaggio;

 dispone ed attua il programma di formazione dei soggetti interessati alla normativa nell’ambito dello studio;

 accetta l’incarico professionale e formalizza con il cliente il relativo mandato; se il professionista non è in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della

clientela, non è possibile eseguire operazioni o prestazioni professionali e pertanto è necessario porre fine alla prestazione professionale già in essere e valutare se effettuare una segnalazione di operazione sospetta;

 determina il tipo di adeguata verifica da adottare (ordinaria, semplificata, rafforzata), a seconda della tipologia del cliente e della situazione;

 imposta ed esegue correttamente l’adeguata verifica del cliente secondo l’approccio basato sul rischio, raccogliendo i documenti e le informazioni rilevanti ai fini antiriciclaggio;

 imposta ed esegue correttamente gli obblighi di registrazione (avendo preliminarmente deciso se adottare l’archivio o il registro cartaceo) e di conservazione dei dati raccolti (con l’istituzione e la tenuta del fascicolo della clientela);

 esegue il controllo costante ai fini dell’adeguata verifica;

 segnala eventuali operazioni sospette di riciclaggio o finanziamento al terrorismo;

 comunica le infrazioni all’utilizzo del contante.

Prima di addentrarci nella disciplina antiriciclaggio, legata sostanzialmente al conferimento dell’incarico, può essere utile evidenziare le disposizioni, in merito, previste dalla medesima legislazione.

Si premette che i liberi professionisti, in generale, sono soggetti all’atto dell’instaurazione di rapporti professionali con la propria clientela, ai seguenti adempimenti in merito all’antiriciclaggio:

 adeguata verifica della clientela;

 registrazione delle informazioni;

 istituzione del fascicolo della clientela.

E’ ovvio che l’individuazione del rischio di riciclaggio o di terrorismo nella prima fase relativa all’adeguata verifica della clientela non sottrae il professionista dall’obbligo di segnalazione e dall’obbligo di astenersi dall’esecuzione dell’incarico.

Adesso passiamo ad analizzare le disposizioni che si occupano della fattispecie della individuazione dei compiti e delle responsabilità nell’ambito di uno studio associato o di una società di professionisti.

Innanzitutto teniamo conto del contenuto della disposizione prevista dall’art. 3, comma 4, del decreto antiriciclaggio. Essa stabilisce che << l'applicazione delle misure previste dal presente decreto deve essere proporzionata alla peculiarita' delle varie professioni e alle dimensioni dei destinatari della presente normativa.>>

La suddetta disposizione deve essere intesa nel senso che il legislatore riconosce l’esistenza di realtà variegate, in termini di struttura e caratteristiche, relativamente agli studi professionali, nel caso di specie, da cui deriva la necessità di organizzare gli adempimenti antiriciclaggio proprio in funzione di esse.

Si riporta, di seguito, l’art. 7, comma 2, del D.M. n. 141, del 3 febbraio 2006.

L’adeguata verifica della

clientela

Il primo adempimento imposto dalla legge antiriciclaggio è costituito dall’adeguata verifica della clientela.

Innanzitutto occorre precisare che la fattispecie dell’adeguata verifica della clientela è disciplinata dall’art. 18, del D.lgs. n. 231/2007, di seguito riportato.

La disposizione ricomprende una pluralità di adempimenti, come di seguito raffigurato.

Il primo adempimento è costituito dalla identificazione del cliente per il tramite di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile ed indipendente. L’attività di che trattasi non è limitata al primo contatto con il cliente ma si prolunga nel tempo, attraverso un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale.23

Con riguardo alla fattispecie dell’adeguata verifica della clientela occorre richiamare gli artt. 16 (relativo ai professionisti ed ai revisori contabili) e 17 (altri soggetti).

Delimitiamo la nostra analisi alle libere professioni. Una volta individuato l’ambito soggettivo occorre rimarcare che l’obbligo dell’adeguata verifica della clientela riguarda

19. L. Ferrajoli, Antiriciclaggio: novità della manovra d’estate, I Focus fiscali, n. 9/2008, Il Sole 24 Ore, pag. 10.

comunque i professionisti, a prescindere dalle modalità di esercizio dell’attività professionale, ovvero in forma individuale, associativa o societaria.

Esclusioni

La disciplina antiriciclaggio ha individuato talune operazioni escluse dall’obbligo dell’adeguata verifica della clientela.

La disciplina de qua trova fondamento nell’art. 16 del decreto antiriciclaggio, di seguito riportato.

Obblighi di adeguata verifica della clientela da parte dei professionisti e dei revisori contabili

1. I professionisti di cui all'articolo 12 osservano gli obblighi di adeguata verifica della clientela nello svolgimento della propria attività professionale in forma individuale, associata o societaria, nei seguenti casi:

1. quando la prestazione professionale ha ad oggetto mezzi di pagamento, beni od utilità di valore pari o superiore a 15.000 euro;
2. quando eseguono prestazioni professionali occasionali che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni che appaiono ((tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata))
3. tutte le volte che l'operazione sia di valore indeterminato o non determinabile. Ai fini dell'obbligo di adeguata verifica della clientela, la costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi integra in ogni caso un'operazione di valore non determinabile;
4. quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile;
5. quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell'identificazione di un cliente.

2. I revisori contabili di cui all'articolo 13 osservano gli obblighi ((di adeguata verifica del cliente e di controllo)) dei dati acquisiti nello svolgimento della propria attivita' professionale in forma individuale, associata o societaria, nei casi indicati alle lettere a), d) ed e) del comma 1.

Si riporta di seguito l’elenco delle prestazioni escluse dall’obbligo disciplinato dal succitato art. 16, tratto dal Documento CNDCEC del 17 dicembre 2015:

 Adempimenti in materia di amministrazione del personale di cui alla l. 11 gennaio 1979, n.122;

 Attività di redazione e/o trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali;

 Docenze a corsi, convegni e simili;

 Funzione di componente di organi di controllo di società destinatarie degli obblighi antiriciclaggio (qualora non incaricato del controllo contabile);

 Funzione di revisore/consulente in enti pubblici;

 Funzione di sindaco in società o enti (qualora il collegio sindacale non sia incaricato del controllo contabile);

 Incarico di curatore, commissario giudiziale e commissario liquidatore nelle procedure concorsuali, giudiziarie e amministrative e nelle procedure di amministrazione straordinaria nonché incarico di ausiliario del giudice, di amministratore e di liquidatore nelle procedure giudiziali;

 Incarico di custode giudiziale di beni ed aziende;

 Incarico di recupero crediti;

 Mediazione ai sensi dell’art. 60 l. n. 69/2009 (ex art. 10, co. 2, lett. e), d.lgs.

231/2007):

 Operazioni di vendita di beni mobili registrati e immobili nonché formazione del progetto di distribuzione, ex art. 2, comma 3, lett. e), l. 14.05.2005 n. 8012;

 Pareri giuridici pro-veritate;

 Perizie e consulenze tecniche su incarico dell’autorità giudiziale;

 Redazione di stime giurate su incarico dell’autorità giudiziale. Sono, invece, oggetto di adeguata verifica le seguenti prestazioni:24

 Prestazioni oggetto di adeguata verifica:

 Operazioni aventi ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a 15.000 euro;

• Amministrazione e liquidazione (a titolo professionale16) di aziende (individuali), patrimoni e singoli beni;
• Arbitrati e ogni altro incarico di composizione di controversie;
• Assistenza e consulenza per istruttorie di finanziamenti;
• Assistenza e rappresentanza nella difesa tributaria, giudiziale e stragiudiziale;
• Attività di valutazione tecnica della iniziativa di impresa e di asseverazione del business plan per l’accesso a finanziamenti pubblici;
• Consulenza contrattuale;
• Consulenza e trasferimento di quote di S.r.l.;
• Consulenze a qualsiasi titolo su trasferimenti di immobili;
• Consulenze a qualsiasi titolo sul trasferimento di attività economiche;

19. Documento CNDCEC del 17 dicembre 2015.

• Custodia e conservazione di beni e aziende;
• Gestione di conti di titoli, conti bancari, denaro, libretti di deposito;
• Gestione di incassi e versamenti in nome e per conto del cliente unitariamente oltre soglia;
• Gestione di posizioni previdenziali e assicurative;
• Monitoraggio e tutoraggio dell’utilizzo dei mezzi pubblici erogati alle imprese;
• Operazioni di finanza straordinaria;
• Redazione di stime e perizie di parte;
• Sistemazioni tra eredi, sistemazioni patrimoniali e sistemazioni familiari;
• Valutazioni di aziende, rami d’aziende nonché valutazione, in sede di riconoscimento della personalità giuridica delle fondazioni e delle associazioni, dell’adeguatezza del patrimonio alla realizzazione dello scopo;

 Operazioni di valore indeterminato o indeterminabile:

• Analisi dei costi e ricavi di imprese, redazione di piani economici e finanziari;
• Assistenza in procedure concorsuali;
• Attestazione dei piani di risanamento ex art. 67, terzo comma, lett. d), r.d. 16 marzo 1942, n. 26718;
• Consulenza aziendale, amministrativa, contrattuale, tributaria o finanziaria di carattere continuativo;
• Consulenze continuative attinenti la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust e soggetti giuridici analoghi;
• Consulenze continuative attinenti la gestione o l'amministrazione di società cooperative, Onlus ed altri enti;
• Consulenze in materia di concordati stragiudiziali;
• Consulenze in materia di conferimenti, scissioni, fusioni e liquidazioni societarie
• Consulenze in materia di contabilità e bilanci;
• Consulenze in materia di impianto ed organizzazione delle contabilità;
• Consulenze o servizi prestati per la costituzione di società, enti, trust e soggetti giuridici analoghi;
• Fusioni e scissioni;
• Ispezioni amministrative, verifiche contabili e certificazioni;
• Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi;
• Relazione del professionista in tema di accordi di ristrutturazione del debito, ex art. 182-bis, primo comma, r.d. 16 marzo 1942, n. 267;
• Relazione giurata del professionista in tema di concordato preventivo ex art. 161, secondo comma, r.d. 16 marzo 1942, n. 267;
• Regolamenti e liquidazioni di avarie;
• Revisione legale dei conti;
• Tenuta della contabilità;
• Trasformazioni.

E’ bene sottolineare che il libero professionista deve adempiere alle obbligazioni suddette attraverso l’applicazione di procedure:

 ordinarie;

 semplificate;

 rafforzate.

Per individuare correttamente le modalità relative all’adeguata verifica della clientela si potrebbe convenire che occorre verificare la sussistenza dei presupposti per l’applicazione delle modalità semplificate o rafforzate. In mancanza dei suddetti presupposti trovano applicazione le modalità ordinarie.

In effetti la normativa antiriciclaggio presuppone che gli obblighi di adeguata verifica della clientela vengano soddisfatti attraverso un approccio basato sul rischio, come si è già visto in precedenza, ai sensi dell’art. 20, del decreto antiriciclaggio.

E’ stato già evidenziato che il professionista, per commisurare il rischio associato al tipo di cliente acquisito e di prestazione professionale, operazione, prodotto o transazione di che trattasi, deve individuare una procedura standard atta ad adempiere all’obbligo. In sostanza, il professionista deve associare a ciascun cliente un determinato grado di rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, opportunamente quantificato.

La suddetta operazione si può realizzare attribuendo un punteggio ai singoli elementi di rischio più sopra individuati.

Per un approfondimento, si veda pure il Documento CNDCEC, del 17 dicembre 2015.

E’ necessario sottolineare che nel caso di una organizzazione in forma collettiva dello studio professionale la redazione del modello di valutazione del rischio costituisce un obbligo ricadente sul professionista, congiuntamente con il Responsabile Antiriciclaggio, laddove presente.25

Nel caso di specie i compiti specificamente attribuiti al Responsabile Antiriciclaggio, sono i seguenti:

 formalizzare il modello di valutazione del rischio di riferimento per lo studio;

 segnalare eventuali incongruenze;

 verificare l’applicazione del modello all’interno dello studio;

 suggerire eventuali modifiche.

Si possono riportare di seguito le disposizioni che riguardano ciascuna delle procedure in argomento.

L’adeguata verifica semplificata, come viene evidenziato nella figura appena più sopra riportata, è disciplinata dall’art. 25, del decreto antiriciclaggio.

19. Documento CNDCEC, del 17 dicembre 2015, § 3.0.2.

che imponga obblighi equivalenti a quelli previsti dalla direttiva e preveda il controllo del rispetto di tali obblighi.

c‐bis) una società o un altro organismo quotato i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato regolamentato ai sensi della direttiva 2004/39/CE in uno o più Stati membri, ovvero una società o un altro organismo quotato di Stato estero soggetto ad obblighi di comunicazione conformi alla normativa comunitaria.

2. Il Ministro dell'economia e delle finanze, con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, individua gli Stati extracomunitari il cui regime è ritenuto equivalente

3. L'identificazione e la verifica non sono richieste se il cliente è un ufficio della pubblica amministrazione ovvero una istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche conformemente al trattato sull'Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato
4. Nei casi di cui ai commi 1 e 3, gli enti e le persone soggetti al presente decreto raccolgono comunque informazioni sufficienti per stabilire se il cliente possa beneficiare di una delle esenzioni previste in tali commi
5. Gli obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela non si applicano qualora si abbia motivo di ritenere che l'identificazione effettuata ai sensi del presente articolo non sia attendibile ovvero qualora essa non consenta l'acquisizione delle informazioni necessarie.
6. Gli enti e le persone soggetti al presente decreto sono autorizzati a non applicare gli obblighi di adeguata verifica della clientela, in relazione a:
   1. contratti di assicurazione‐vita, il cui premio annuale non ecceda i 1.000 euro o il cui premio unico sia di importo non superiore a 2.500 euro;
   2. forme pensionistiche complementari disciplinate dal decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, a condizione che esse non prevedano clausole di riscatto diverse da quelle di cui all'articolo 14 del medesimo decreto e che non possano servire da garanzia per un prestito al di fuori delle ipotesi previste dalla normativa vigente;
   3. regimi di pensione obbligatoria e complementare o sistemi simili che versino prestazioni di pensione, per i quali i contributi siano versati tramite deduzione dal reddito e le cui regole non permettano ai beneficiari, se non dopo il decesso del titolare, di trasferire i propri diritti;
   4. moneta elettronica quale definita nell'articolo 1, comma 2, lettera h‐ter), del TUB, nel caso in cui, se il dispositivo non è ricaricabile, l'importo massimo memorizzato sul dispositivo non ecceda 250 euro, oppure nel caso in cui, se il dispositivo è ricaricabile, sia imposto un limite di 2.500 euro sull'importo totale trattato in un anno civile, fatta eccezione per i casi in cui un importo pari o superiore a 1.000 euro sia rimborsato al detentore nello stesso anno civile ai sensi dell'articolo 11 della direttiva 2009/110/CE ovvero sia effettuata una

Le disposizioni riguardanti la verifica ordinaria sono riportate più avanti (art. 19, decreto antiriciclaggio).

L’art. 28 del decreto antiriciclaggio disciplina le fattispecie riguardanti gli obblighi di verifica rafforzata.

Si riporta di seguito, per completezza d’argomento, la norma citata.

Obblighi rafforzati

1. Gli enti e le persone soggetti alla direttiva applicano misure rafforzate di adeguata verifica della clientela in presenza di un rischio più elevato di riciclaggio o finanziamento del terrorismo e, comunque, nei casi indicati ai commi 2, 4 e 5.
2. Quando il cliente non è fisicamente presente, gli enti e le persone soggetti al presente decreto adottano misure specifiche e adeguate per compensare il rischio più elevato applicando una o più fra le misure di seguito indicate:
   1. accertare l'identità del cliente tramite documenti, dati o informazioni supplementari;
   2. adottare misure supplementari per la verifica o la certificazione dei documenti forniti o richiedere una certificazione di conferma di un ente creditizio o finanziario soggetto alla direttiva;
   3. assicurarsi che il primo pagamento relativo all'operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso un ente creditizio.
3. Gli obblighi di identificazione e adeguata verifica della clientela si considerano comunque assolti, anche senza la presenza fisica del cliente, nei seguenti casi:
   1. qualora il cliente sia già identificato in relazione a un rapporto in essere, purché le informazioni esistenti siano aggiornate;
   2. per le operazioni effettuate con sistemi di cassa continua o di sportelli automatici, per corrispondenza o attraverso soggetti che svolgono attività di

trasporto di valori o mediante carte di pagamento; tali operazioni sono imputate al soggetto titolare del rapporto al quale ineriscono;

1. per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, da scritture private autenticate o da certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell'articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
2. per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da dichiarazione della rappresentanza e dell'autorità consolare italiana, così come indicata nell'articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153.
1. In caso di conti di corrispondenza con enti corrispondenti di Stati extracomunitari, gli enti creditizi devono:
   1. raccogliere sull'ente creditizio corrispondente informazioni sufficienti per comprendere pienamente la natura delle sue attività e per determinare, sulla base di pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, la sua reputazione e la qualità della vigilanza cui è soggetto;
   2. valutare la qualità dei controlli in materia di contrasto al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo cui l'ente corrispondente e' soggetto;
   3. ottenere l'autorizzazione del Direttore generale, di suo incaricato ovvero di un soggetto che svolge una funzione equivalente prima di aprire nuovi conti di corrispondenza;
   4. definire in forma scritta i termini dell'accordo con l'ente corrispondente e i rispettivi obblighi;
   5. assicurarsi che l'ente di credito corrispondente abbia verificato l'identità dei clienti che hanno un accesso diretto ai conti di passaggio, che abbia costantemente assolto gli obblighi di adeguata verifica della clientela e che, su richiesta, possa fornire all'intermediario finanziario controparte i dati del cliente e del titolare effettivo ottenuti a seguito dell'assolvimento di tali obblighi.
2. Per quanto riguarda le operazioni, i rapporti continuativi o le prestazioni professionali con persone politicamente esposte residenti in un altro Stato comunitario o in un Stato extracomunitario, gli enti e le persone soggetti al presente decreto devono:
   1. stabilire adeguate procedure basate sul rischio per determinare se il cliente sia una persona politicamente esposta;
   2. ottenere l'autorizzazione del Direttore generale, di suo incaricato ovvero di un soggetto che svolge una funzione equivalente, prima di avviare un rapporto continuativo con tali clienti;
   3. adottare ogni misura adeguata per stabilire l'origine del patrimonio e dei fondi impiegati nel rapporto continuativo o nell'operazione;
   4. assicurare un controllo continuo e rafforzato del rapporto continuativo o della prestazione professionale.
3. Gli intermediari finanziari non possono aprire o mantenere anche indirettamente

conti di corrispondenza con una banca di comodo.

7. Gli enti e le persone soggetti al presente decreto prestano particolare attenzione a qualsiasi rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo connesso a prodotti o transazioni atti a favorire l'anonimato e adottano le misure eventualmente necessarie per impedirne l'utilizzo per scopi di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

((7‐bis. Sulla base delle decisioni assunte dal GAFI, dai gruppi regionali costituiti sul

modello del GAFI e dall'OCSE, nonché delle informazioni risultanti dai rapporti di valutazione dei sistemi nazionali di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e delle difficoltà riscontrate nello scambio di informazioni e nella cooperazione bilaterale, il Ministro dell'economia e delle finanze, con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, individua una lista di Paesi in ragione del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo ovvero della mancanza di un adeguato scambio di informazioni anche in materia fiscale.

7‐ter. Gli enti e le persone soggetti al presente decreto di cui agli articoli 10, comma 2, ad esclusione della lettera g), 11, 12, 13 e 14, comma 1, lettere a), b) c) ed f), si astengono dall'instaurare un rapporto continuativo, eseguire operazioni o prestazioni professionali ovvero pongono fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale già in essere di cui siano direttamente o indirettamente parte società fiduciarie, trust, società anonime o controllate attraverso azioni al portatore aventi sede nei Paesi individuati dal decreto di cui al comma 7‐bis. Tali misure si applicano anche nei confronti delle ulteriori entità giuridiche altrimenti denominate aventi sede nei Paesi sopra individuati di cui non è possibile identificare il titolare effettivo e verificarne l'identità.

7‐quater. Con il decreto di cui al comma 7‐bis sono stabilite le modalità applicative ed il termine degli adempimenti di cui al comma 7‐ter.)).

Cerchiamo di distinguere brevemente gli adempimenti dovuti dai liberi professionisti nei diversi casi di verifica della clientela più sopra indicati.

OBBLIGHI SEMPLIFICATI

Norma	Ambito soggettivo	Ambito oggettivo	Adempimenti
Art. 25, Decreto Antiriciclaggio	Vedi art. 25	Prodotti di natura finanziaria	Identificazione della clientela (al di fuori del caso della PA); Verifica della identità della persona fisica e verifica del potere di rappresentanza; Conservazione dei documenti ne

fascicolo del cliente Raccolta delle informazioni atte a dimostrare le informazioni atte a documentare l’esenzione agli organi di controllo;

OBBLIGHI RAFFORZATI

Norma	Ambito soggettivo	Ambito oggettivo	Adempimenti
Art. 28, Decreto Antiriciclaggio	Caso del cliente non presente fisicamente; Caso in cui il cliente è una persona esposta (PEP)
		Riscontro di rischio assente o basso	Applicazione degli obblighi ordinari di verifica
		Riscontro di rischio elevato	Applicazione degli obblighi rafforzati di adeguata verifica
		Riscontro di un sospetto di riciclaggio	Astensione dall’erogazione della prestazione e segnalazione alla UIF
		Adempimenti rafforzati	Si tratta dei soliti adempimenti, ma effettuati in modo più rigoroso e più vigile, attraverso l’acquisizione di ulteriori dati e conferme attraverso registri ed enti pubblici

L’identificazione della clientela

L’obbligo connesso con l’identificazione e la verifica della clientela consiste essenzialmente nella verifica dell’identità del soggetto/cliente che richiede una

determinata prestazione. Detto adempimento costituisce una forma di collaborazione cd. passiva tra operatori ed autorità.26

L’obbligo di che trattasi è anteriore rispetto all’esecuzione dell’incarico professionale. 27_28

Si riporta di seguito il disposto normativo contenuto negli artt. 19 e 22, del decreto antiriciclaggio, che si riferisce alla modalità ordinaria di verifica della clientela.

Modalità di adempimento degli obblighi

1. L'adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela, di cui all'articolo 18, avviene sulla base delle modalità di seguito descritte:
   1. l'identificazione e la verifica dell'identità del cliente e del titolare effettivo è svolta, in presenza del cliente, anche attraverso propri dipendenti o collaboratori, mediante un documento d'identità non scaduto, tra quelli di cui all'allegato tecnico, prima dell'instaurazione del rapporto continuativo o al momento in cui è conferito l'incarico di svolgere una prestazione professionale o dell'esecuzione dell'operazione. Qualora il cliente sia una società o un ente è verificata l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza e sono acquisite le informazioni necessarie per individuare e verificare l'identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma per l'operazione da svolgere;
   2. l'identificazione e la verifica dell'identità del titolare effettivo è effettuata contestualmente all'identificazione del cliente e impone, per le persone giuridiche, i trust e soggetti giuridici analoghi, l'adozione di misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente. Per identificare e verificare l'identità del

19. Cfr., “Gli obblighi antiriciclaggio: guida pratica per il dottore commercialista”, Elaborato predisposto dall’Ufficio Studi del CNDC e dalla Fondazione Aristeia, 6 ottobre 2006, § 2.
20. CNDCEC, Linee guida per l’adeguata verifica della clientela, 2011. 28 IRDCEC, Circolare n. 8/IR-2008.

Il documento CNDCEC del 17 dicembre 2015, § 1.0.2., chiarisce che l’identificazione del cliente e del titolare effettivo è svolta al momento in cui è conferito l’incarico di svolgere una prestazione professionale o l’operazione richiesta.

Si riportano di seguito i dati che derivano dall’attività d’identificazione (Allegato A, CNDCEC, Linee guida per l’adeguata verifica della clientela, 2011).

L’identificazione viene effettuata attraverso l’esibizione dei documenti d’identità indicati nell’art. 3 dell’Allegato tecnico del D.lgs. n. 231/2007.

Si riporta di seguito la disposizione appena citata.

Si riporta di seguito la documentazione ammessa dal D.P.R. n. 445/2000, alla quale rinvia espressamente l’art. 3 dell’Allegato tecnico, appena più sopra riportato.

Si tratta di:

 carta d’identità;

 passaporto;

 patente di guida;

 patente nautica;

 libretto di pensione;

 patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;

 porto d’armi;

 tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di altro timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello stato.

Come emerge dal modello di identificazione più sopra riportato, relativamente ai soggetti diversi dalle persone fisiche, occorre verificare l’effettiva sussistenza del potere di rappresentanza.

Nel caso in cui lo studio sia organizzato in forma collettiva deve essere specificato, nell’archivio unico, il professionista che ha eseguito l’identificazione del cliente.29

Il fascicolo della

clientela

Il libero professionista deve provvedere a raccogliere la documentazione nel cosiddetto fascicolo della clientela.

L’obbligazione è specificamente contenuta nell’art. 38, comma 2, del decreto antiriciclaggio.

Un primo aspetto rilevante, desumibile dal testo normativo appena più sopra riportato, è rappresentato dalla circostanza che ad ogni cliente deve corrispondere un fascicolo.

Il fascicolo della clientela deve essere istituito al momento del conferimento dell’incarico professionale o dello svolgimento dell’operazione e poi aggiornato costantemente. Ovviamente esso deve essere esibito su richiesta degli organi di controllo.30

29. G. Rebecca, G. Cervino, “Frode fiscale su attività lecite e riciclaggio di denaro. Antiriciclaggio per i professionisti”, Giuffrè Editore per il professionista e per l’azienda, 2006, pag. 270.
30. CNDCEC, Documento del 17 dicembre 2015.

Si è già appena accennato che il fascicolo di che trattasi può essere tenuto:

 con modalità informatica;

 con modalità cartacea.

Nel caso della conservazione dei dati in forma cartacea si può immaginare il fascicolo della clientela come una cartellina all’interno della quale conservare i documenti richiesti dalla legge.

Esso deve contenere tutta la documentazione relativa al cliente ai fini della disciplina antiriciclaggio. In merito, per una disamina completa, si veda il documento antiriciclaggio, cit., CNDCEC, 2015, § 4.0.3. In ogni caso si tratta di:

 copia o riferimenti del documento di riconoscimento;

 fotocopia del codice fiscale;

 fotocopia della partita iva;

 visura camerale;

 verbale cda di nomina;

 scheda di valutazione del rischio;

 eventuale ulteriore documentazione necessaria per l’individuazione del titolare effettivo;

 copia del mandato professionale;

 dichiarazione da parte del cliente relativamente a:

• titolare effettivo dell’operazione;
• scopo e natura dell’attività o dell’operazione per la quale è richiesta la prestazione professionale;
• mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o instaurare l’attività;

 scheda per l’adeguata verifica della clientela;

 valutazione del rischio;

 scheda per il controllo periodico sul rispetto delle limitazioni all’utilizzo del denaro contante;

 documenti delle prestazioni professionali svolte (conservati separatamente ed esibiti su richiesta);

 documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell’operazione;

 eventuale documentazione, preferibilmente firmata dal cliente, comprovante l’attività di consulenza pre- contenzioso svolta;

 ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio.

Il CNDCEC, nel corpo del documento n. 19/2013, cit., ha precisato che è preferibile istituire fascicoli ad hoc, nel caso di specie, relativi alla disciplina antiriciclaggio, piuttosto che integrare i fascicoli già esistenti con la documentazione prevista dal D.lgs.n. 231/2007.

Un’altra disposizione fondamentale, legata alla istituzione del fascicolo della clientela, è quella che regola l’archivio informatico (art. 36, decreto antiriciclaggio).

Il Documento CNDCEC del 2015 ha precisato che il fascicolo della clientela può essere tenuto anche in modalità informatica secondo la normativa vigente.

Occorre ancora sottolineare che è stato precisato che la procedura di dematerializzazione del fascicolo informatico richiede il rispetto degli adempimenti previsti in materia, con particolare riguardo a CNIPA, MEF e Tesoro, relativamente a software, hardware e smart card,31 qualora il fascicolo della clientela sia tenuto anche con modalità informatiche.

Nelle Linee Guida del CNDCEC viene riportato l’orientamento della Commissione CNDCEC “Normativa ed adempimenti tecnologici studi professionali” in materia di informatizzazione del fascicolo della clientela: ”ai fini dell’applicazione della procedura di dematerializzazione del fascicolo della clientela è necessario che vengano rispettati gli adempimenti previsti in materia, con particolare riguardo a CNIPA, MEF e Tesoro, soprattutto per quanto concerne software, hardware e smart card. È comunque necessario verificare che l’applicazione prescelta abbia certe caratteristiche previste dalla legge. Il fascicolo antiriciclaggio può essere considerato un documento da presentare alla Pubblica Amministrazione e pertanto rientra nella casistica dei documenti che si possono dematerializzare. Va inoltre sottolineato che anche nel processo civile il fascicolo è informatico, come previsto dall’art. 12 del DPR 123/2001 [si veda, peraltro, il DM 21.2.2011 n. 44 e, in particolare, il relativo art. 37 co. 2]. Pertanto è ammessa l’archiviazione del fascicolo della clientela ai fini della normativa antiriciclaggio, in formato che garantisca le specifiche richieste dalla normativa sulla dematerializzazione e il rispetto delle procedure per la memorizzazione, archiviazione e conservazione del fascicolo. Così come evidenziato anche dalla risoluzione A.E. n.158/E del 15.06.09, inoltre, a seguito della memorizzazione, dovranno essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi”.

In ogni caso occorre sottolineare che la tenuta del fascicolo della clientela, sia in forma cartacea che in forma informatica, deve rispettare le norme sulla protezione e conservazione della privacy, disciplinate dal D.lgs. n. 196, del 30 giugno 2003.

Gli obblighi di registrazione

Gli obblighi di registrazione e l’istituzione dell’archivio unico informatico trovano fondamento normativo nel corpo degli artt. 36, 37 e 38, del D.lgs. n. 231/2007.

29. CNDCEC, “Antiriciclaggio (D.lgs. 231/2007): Linee guida per l’adeguata verifica della clientela”, aprile 2010.

Si ritiene possibile, nel caso dello studio associato o della società tra professionisti, la tenuta di un archivio unico, per tutto lo studio. Nel caso di specie occorre comunque individuare il professionista responsabile per ciascun cliente.

L’istituzione del registro è disciplinata dall’art. 38, decreto antiriciclaggio, commi 1, 2, 3 e 4, di seguito riportati.

Modalità di registrazione per i professionisti di cui all'articolo 12 e per i revisori contabili di cui all'articolo 13, comma 1, lettera b)

1. Ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione di cui all'articolo 36, i professionisti indicati nell'articolo 12 e i soggetti indicati all'articolo 13, comma 1, lettera b), istituiscono un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, salvo quanto previsto dal comma 2.

((1‐bis. I soggetti indicati al comma l registrano tempestivamente e comunque entro trenta giorni dall'accettazione dell'incarico professionale, dall'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale, i dati indicati dall'articolo 36, comma 2 ferma l'ordinaria validità dei documenti d'identità.))

2. In alternativa all'archivio, i soggetti indicati al comma 1 possono istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione, nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente.

4. I dati e le informazioni registrati con le modalità di cui al comma 2 sono resi disponibili entro tre giorni dalla richiesta.

Con specifico riferimento al registro cartaceo il legislatore ha imposto gli ulteriori obblighi di seguito riportati (comma 3):

 numerazione progressiva;

 apposizione della sigla in ogni pagina (anche attraverso un collaboratore appositamente delegato per iscritto);

 indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine da cui è composto il registro;

 apposizione della firma delle suddette persone.

Altre disposizioni disciplinano la modalità di tenuta del registro stesso, ovvero:

 il registro deve essere tenuto in maniera ordinata;

• Non devono risultare abrasioni;
• Non devono risultare spazi in bianco;
• Non è ammesso l’utilizzo di registro a fogli mobili o di quaderno ad anelli.32

Un’ultima disposizione, in merito, è contenuta nell’art. 38, comma 4, del decreto antiriciclaggio. La norma stabilisce che i liberi professionisti che hanno istituito il registro cartaceo devono rendere disponibili, entro tre giorni dalla richiesta, i dati e le informazioni debitamente registrati.

29. Si veda, in merito, UIC, chiarimento n. 4, del 18 maggio 2006.

La norma impone l’obbligo della registrazione entro 30 giorni dal verificarsi degli eventi indicati nell’art. 36, del decreto antiriciclaggio, ovvero:

 dal compimento dell’operazione;

 dall’apertura del rapporto continuativo;

 dall’accettazione dell’incarico professionale;

 dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni;

 dal termine della prestazione professionale.

Il MEF ha chiarito, in occasione della Videoconferenza di Italia Oggi, del 20 maggio 2010, che i 30 giorni di che trattasi decorrono da ognuna delle situazioni indicate dalla norma.

Si ricorda che le informazioni acquisite devono essere conservate per un periodo di dieci anni dall’esecuzione dell’operazione o dalla cessazione della prestazione professionale o del rapporto continuativo (art. 36, comma 1, lett. a), decreto antiriciclaggio).

L’obbligo di registrazione non sussiste nel caso in cui l’adeguata verifica della clientela sia stata eseguita con modalità semplificate, ai sensi dell’art. 36, comma 6-bis, decreto antiriciclaggio.

Passiamo ad analizzare la modalità di registrazione e conservazione dei dati mediante il registro informatico.

Relativamente all’archivio unico informatico occorre fare riferimento al disposto normativo contenuto nell’art. 38, del decreto antiriciclaggio.

della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione, nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente.

3. Il registro della clientela è numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l'indicazione alla fine dell'ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l'apposizione della firma delle suddette persone. Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.
4. I dati e le informazioni registrati con le modalità di cui al comma 2 sono resi disponibili entro tre giorni dalla richiesta.
5. Qualora i soggetti indicati nei commi 1 svolgano la propria attività in più sedi, possono istituire per ciascuna di esse un registro della clientela.
6. La custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio e la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento di cui al regio decreto 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni, e la descrizione dei mezzi di pagamento ai sensi dell'articolo 35, comma 22, decreto‐legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 agosto 2006, n. 248, costituiscono idonea modalità di registrazione dei dati e delle informazioni.

((6‐bis. Gli ordini professionali individuati ai sensi dell'articolo 43 quali organismi di

autoregolamentazione delle professioni possono istituire con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze di concerto con il Ministro della giustizia, sistemi di conservazione informatica di atti pubblici ed autenticati, loro copie autentiche ed informazioni a qualunque titolo da essi derivanti o ad essi relative affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi. All'attuazione del presente comma si provvede senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.)).

3. Il Ministero della giustizia, sentiti gli ordini professionali, adotta disposizioni applicative del presente articolo.

L’archivio unico informatico è <<un archivio, formato e gestito a mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservate in modo accentrato tutte le informazioni acquisite nell'adempimento degli obblighi di identificazione e registrazione, secondo i principi previsti dalla normativa antiriciclaggio.>>33

Gli obblighi di registrazione nell’AUI sono i seguenti:34

1. i dati identificativi del cliente e del soggetto per conto del quale il cliente opera;
2. l’attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce;

29. Banca d’Italia, DISPOSIZIONI ATTUATIVE PER LA TENUTA DELL’ARCHIVIO UNICO INFORMATICO E PER LE MODALITÀ SEMPLIFICATE DI REGISTRAZIONE DI CUI ALL’ARTICOLO 37, COMMI 7 E 8, DEL DECRETO LEGISLATIVO 21 NOVEMBRE 2007, N. 231
30. Provvedimento UIC, del 24 febbraio 2006.

3. la data dell’avvenuta identificazione;
4. la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita, secondo le specifiche indicate nella tabella di cui all’allegato A al presente provvedimento;
5. il valore dell’oggetto della prestazione professionale, se conosciuto.

Per quanto riguarda i dati identificativi del titolare effettivo è stato precisato che non sussiste uno specifico obbligo di registrazione in quanto è sufficiente conservare i dati identificativi nel fascicolo della clientela.35

Le regole che riguardano la tenuta dell’AUI sono a tutt’oggi dettate dal Provvedimento UIC, del 24 febbraio 2006.

Secondo il medesimo provvedimento i professionisti organizzati in forma societaria o associata possono tenere l’archivio in forma accentrata.

Le registrazioni devono essere eseguite in ordine cronologico rispetto alle prestazioni, allo scopo di rendere possibile la loro ricostruzione storica.

Per la corretta tenuta dell’AUI occorre fare riferimento agli standard tecnici contenuti nell’allegato B, del Provvedimento citato.

Nel caso dell’utilizzo dell’AUI lo studio deve conservare i documenti in formato pdf o formati similari, a seguito di apposita scannerizzazione, apponendo la firma digitale, onde dare validità legale al documento.

E’ ovvio che la procedura della scannerizzazione non è necessaria nel caso in cui il documento sia già informatizzato.

Relativamente agli studi associati e alle società è stato detto più volte, nella presente trattazione, che il Provvedimento UIC del 24 febbraio 2006 ha chiarito che è possibile, nel caso di specie, individuare un professionista responsabile in materia di adempimenti concernenti gli obblighi di identificazione e conservazione.

Si ritiene necessaria, nel caso di specie, l’individuazione del professionista responsabile degli adempimenti di identificazione e conservazione per ogni associato.36

Sotto l’aspetto prettamente tecnico detta possibilità trova conferma all’interno del citato Allegato B, laddove al punto D, relativo alle anagrafe dei clienti e dei soggetti per conto dei quali questi hanno agito, compare il campo D02, che richiede il codice del professionista che ha eseguito l’identificazione.

29. Cfr., Documento CNDCEC, cit. del 17 dicembre 2015, § 4.0. 36 Antiriciclaggio negli studi legali, www.ordineavvocatitreviso.it.

Un altro aspetto particolare riguarda l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Si ricorda che la firma digitale costituisce l’equivalente informatico di una normale firma autografa.

Si ricorda ancora che la marcatura temporale consiste in un certificato che, associato ad un determinato documento informatico, stabilisce la data l’orario certo di un determinato evento.

In effetti le Linee Guida del CNDCEC hanno precisato che la validità probatoria del documento conservato mediante modalità informatiche, ai fini dei procedimenti giudiziari, dipende dall’apposizione della firma digitale e, ove sia necessaria la data certa, anche della marca temporale.

E’ stato chiarito che non occorre l’apposizione della firma digitale per la scannerizzazione del documento d’identità o del codice fiscale, mentre la stessa è rilevante nel caso del contratto o del mandato, ecc. …, ovvero di quei documenti che, come si è appena detto in precedenza, necessitano del conferimento della validità probatoria ai fini giudiziari.37